Jaarrekening deponeren bij KVK: Een gids voor het deponeren bij de Kamer van koophandel

De jaarrekening is het financiële eindverslag van je onderneming — en deponeren ervan bij de Kamer van Koophandel is verplicht. Toch onderschatten veel ondernemers de impact van deze verplichting. Want te laat deponeren kan leiden tot boetes, persoonlijke aansprakelijkheid of zelfs strafrechtelijke gevolgen.

Simpel gezegd is de jaarrekening een officieel document waarin je de financiële situatie en prestaties van je bedrijf over het afgelopen jaar samenvat, en deze moet je deponeren zodat de Kamer van Koophandel en andere belanghebbenden inzicht krijgen in je bedrijfsvoering.

In dit artikel lees je precies wanneer en hoe je je jaarrekening moet deponeren, wat er in moet staan, en wat er gebeurt als je het vergeet of fouten maakt. De jaarrekening bevat een beschrijving van de kernactiviteiten van je bedrijf en dient als informatieve samenvatting voor officiële rapportages. Ook leggen we uit hoe je uitstel aanvraagt, of een gecorrigeerde versie indient.

Belangrijkste punten voor deponeren jaarrekening

• Je moet de jaarrekening binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar opmaken, en de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling deponeren
• Je kunt maximaal 2 maanden uitstel aanvragen
• Deponeren doe je via SBR (Standard Business Reporting) bij de KVK
• Na deponering ontvang je van de KVK een bevestiging waarop het boekjaar gedeponeerd wordt vermeld
• Bij te late indiening kun je aansprakelijk worden gesteld en strafbaar zijn
• Je kunt een gecorrigeerde jaarrekening indienen bij fouten, mits tijdig en gemotiveerd
• De inhoud van je jaarrekening verschilt per bedrijfsklasse (micro, klein, middelgroot, groot)

Is een jaarrekening deponeren verplicht?

Ja, voor vrijwel alle ondernemingen met een rechtspersoon is het verplicht om jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK). Deze verplichting geldt voor verschillende rechtsvormen, zoals bv, nv, stichting, vereniging, VOF en CV. Deze verplichting geldt niet alleen voor grote bedrijven, maar ook voor veel kleine BV’s en stichtingen.

Voor wie geldt de deponeringsplicht?

De verplichting geldt voor alle zogenaamde ‘rechtspersonen’. Denk hierbij aan:

• Besloten vennootschappen (BV’s)
• Naamloze vennootschappen (NV’s)
• Stichtingen en verenigingen (mits zij een onderneming drijven en een jaaromzet van minimaal € 6 miljoen in twee opeenvolgende boekjaren hebben)
• Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen

Let op: bij het deponeren van de jaarrekening moet je altijd de rechtsvorm van de onderneming vermelden.

Voor een eenmanszaak geldt deze plicht niet — die hoeft geen jaarrekening te deponeren. Maar heb je een holdingstructuur of meerdere BV’s? Dan geldt de verplichting voor iedere afzonderlijke rechtspersoon.

Waarom is dit verplicht?

De wet eist dit om de transparantie van ondernemingen te waarborgen. De gedeponeerde jaarrekening komt terecht in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, zodat belanghebbenden — zoals aandeelhouders, leveranciers of banken — de financiële situatie van een onderneming kunnen inzien.

Kortom: de jaarrekening is niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor derden. En als ondernemer ben je verantwoordelijk voor tijdige en correcte aanlevering.

Uitzonderingen of versoepelingen?

Soms zijn er bijzondere omstandigheden waarin een onderneming tijdelijk geen deponeringsplicht heeft — bijvoorbeeld bij tijdelijke inactiviteit of statutaire wijzigingen. Maar dit zijn uitzonderlijke gevallen en gelden alleen als deze situatie goed gemotiveerd en juridisch onderbouwd is. In zeer bijzondere situaties, zoals bij faillissement of brand, kan via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een ontheffing van de deponeringsplicht worden aangevraagd.

Let op: de regels zijn strikt. Ook als je als eigenaar denkt “ik heb toch geen activiteiten dit jaar gehad”, moet je vaak alsnog een jaarrekening indienen — al is het met nulbedragen.

Wat zijn de risico’s als je dit niet doet?

Het niet (of te laat) deponeren van je jaarrekening wordt gezien als een economisch delict. Bij faillissement kan het zelfs leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid van het bestuur. En de Belastingdienst ziet een ontbrekende jaarrekening vaak als reden voor extra controle of correctie. Bovendien kan dit leiden tot boetes en reputatieschade, wat de betrouwbaarheid van je onderneming ernstig kan schaden.

Conclusie:

De jaarrekening deponeren is dus geen administratief klusje dat je kunt overslaan. Het is een wettelijke verplichting met mogelijk serieuze gevolgen bij non-compliance.

Wanneer moet je de jaarrekening uiterlijk deponeren?

De meeste ondernemers weten dat ze “iets” moeten doen met hun jaarrekening na afloop van het boekjaar, maar de exacte termijnen zijn minder bekend. Toch zijn ze cruciaal — want wie te laat is, riskeert boetes, aansprakelijkheid en reputatieschade. De jaarrekening moet in elk geval binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd. Bij een bv, als alle aandeelhouders ook bestuurders zijn, moet de jaarrekening binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar gedeponeerd worden.

De wet maakt onderscheid tussen:

1. het opmaken van de jaarrekening,
2. de vaststelling ervan, en
3. het deponeren bij de KVK.

Stap 1: Jaarrekening opmaken – binnen vijf maanden

Na het einde van het boekjaar (meestal 31 december) heb je vijf maanden de tijd om de jaarrekening op te maken. Bij het opstellen van de jaarrekening stel je ook de jaarcijfers op, zoals de balans en winst-en-verliesrekening, inclusief de toelichting, klaar voor ondertekening door het bestuur.

📆 Dus bij een boekjaar dat eindigt op 31 december 2024, moet de jaarrekening uiterlijk op 31 mei 2025 zijn opgemaakt.

Stap 2: Eventueel uitstel – maximaal twee maanden

Is het niet haalbaar om de jaarrekening binnen vijf maanden op te maken? Dan mag het bestuur zichzelf maximaal uitstel van twee maanden geven. Dit moet formeel vastgelegd worden in een bestuursbesluit.

📆 Met uitstel verschuift de uiterste datum naar 31 juli 2025.

⚠️ Let op: dit uitstel geldt alleen voor BV’s en NV’s — en moet onderbouwd worden met bijzondere omstandigheden.

Stap 3: Vaststelling van de jaarrekening

Na het opmaken moet de jaarrekening worden vastgesteld door de aandeelhouders (of algemene vergadering). Dit moet binnen twee maanden na het opmaken gebeuren. De jaarrekening geldt pas als 'jaarrekening vast' nadat deze formeel is vastgesteld door de aandeelhouders. Het vaststellen van de jaarrekening is een formele stap in het proces en bepaalt het moment waarop de jaarrekening moet worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

In kleine BV’s met één aandeelhouder gebeurt dit vaak direct — in dat geval is het moment van ondertekening ook het moment van vaststelling.

Stap 4: Deponeren – uiterlijk acht dagen na vaststelling

Vanaf het moment van vaststelling geldt de regel:

Als ondernemer deponeert u de jaarrekening binnen acht dagen bij de Kamer van Koophandel.

📥 Deponeren jaarrekening gebeurt digitaal via Standard Business Reporting (SBR).

Voorbeeld van de volledige planning (zonder uitstel):

Stap

Deadline (bij boekjaar eindigend op 31 dec 2024)

Jaarrekening opmaken

31 mei 2025

Vaststelling aandeelhouders

1 juli 2025

Jaarrekening deponeren

Uiterlijk 9 juli 2025

Let op: deze deadlines gelden voor een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar.

Uitzonderlijke gevallen of vertraging?

In bijzondere omstandigheden — denk aan langdurige ziekte van de bestuurder of boekhoudproblemen buiten je schuld om — kun je uitstel beargumenteren. Maar dit moet altijd goed gedocumenteerd zijn.

Let op: als alle aandeelhouders ook commissarissen zijn, kan de jaarrekening door de commissarissen meteen worden vastgesteld, tenzij de statuten anders bepalen.

Als je echt niet op tijd kunt deponeren, licht dan je accountant en fiscalist in — en onderneem direct actie. De Belastingdienst of curator kijkt bij een faillissement altijd als eerste naar het moment van deponering.

Kortom:

📌 De gouden regel: de jaarrekening moet uiterlijk acht dagen na vaststelling bij de KVK binnen zijn. Laat je dit na? Dan kun je juridisch en financieel flink in de problemen komen.

Wat moet er precies in de jaarrekening staan?

De jaarrekening is het financiële eindverslag van je onderneming. De jaarrekening vormt samen met andere documenten de jaarstukken die je moet deponeren bij de Kamer van Koophandel. Maar wat moet er precies in staan, en geldt dat voor iedereen hetzelfde?

Op de balans staan de activa, passiva en schulden van je onderneming, zodat je een duidelijk overzicht hebt van de financiële positie. Een volledige jaarrekening is bovendien vaak vereist als je een lening of hypotheek wilt aanvragen bij een bank.

Het antwoord hangt af van de omvang van je onderneming. De wet maakt onderscheid tussen vier bedrijfsklassen: micro, klein, middelgroot en groot. Hoe groter je onderneming, hoe meer je verplicht bent te rapporteren.

Wat is verplicht voor iedereen?

Elke jaarrekening bevat in elk geval de volgende onderdelen:

1. Balans – met een overzicht van activa, passiva en eigen vermogen.
2. Winst- en verliesrekening – de opbrengsten, kosten en winst of verlies.
3. Toelichting op de cijfers – zoals waarderingsgrondslagen, risico’s en vaak een korte beschrijving van de bedrijfsactiviteiten. Voor kleine bedrijven volstaat een balans en een korte toelichting.

Daarnaast moet de jaarrekening altijd worden ondertekend door het bestuur, en eventueel ook door de commissarissen, als die er zijn.

Onderscheid per bedrijfsklasse

Bedrijfsklasse

Criteria (min. 2 van 3)

Rapportageverplichting

Micro

< €450.000 omzet, < €350.000 balanstotaal, < 10 medewerkers

Alleen balans (vereenvoudigd)

Klein

< €12 miljoen omzet, < €6 miljoen balanstotaal, < 50 medewerkers

Balans + beperkte toelichting

Middelgroot

< €40 miljoen omzet, < €20 miljoen balanstotaal, < 250 medewerkers

Volledige jaarrekening + accountantsverklaring

Groot

Boven deze grenzen

Volledige jaarrekening + bestuursverslag + controleverklaring (grote ondernemingen hebben extra rapportageverplichtingen en uitgebreide jaarrekeningvereisten)

Let op: val je in een hogere categorie? Dan ben je verplicht ook de rapportageverplichtingen van die categorie na te leven.

Middelgrote ondernemingen: extra verplichtingen

Valt je onderneming in de categorie middelgrote ondernemingen? Dan ben je verplicht om:

• een volledige jaarrekening op te stellen;
• deze te laten controleren door een accountant;
• een accountantsverklaring te deponeren bij de KVK.

Daarnaast moet je ook een bestuursverslag aanleveren. Dit is een toelichting op de cijfers, strategie en risico’s van je onderneming. Middelgrote en grote ondernemingen zijn bovendien verplicht om een accountantsverklaring bij hun jaarrekening te voegen.

En als er iets fout staat?

Heb je al een jaarrekening gedeponeerd, maar ontdek je later een fout of onvolledigheid? Dan moet je mogelijk een gecorrigeerde jaarrekening indienen. Daarover later meer in dit artikel.

Samengevat:

De inhoud van je jaarrekening hangt af van je bedrijfsgrootte, maar minimaal moet je altijd een (ondertekende) balans, winst- en verliesrekening en toelichting aanleveren. De Kamer van Koophandel controleert of deze deponering op tijd en volgens de regels gebeurt.

Hoe deponeer je de jaarrekening bij de KVK?

De jaarrekening is opgemaakt, vastgesteld en ondertekend — dan is het tijd voor de daadwerkelijke deponering bij de Kamer van Koophandel. Hiervoor moet je een rapport of rapportage genereren en deze aanleveren bij de KvK. Maar hoe werkt dat precies?

Het deponeren is sinds 2016 grotendeels gedigitaliseerd via het systeem van Standard Business Reporting (SBR). Dit zorgt voor een uniforme aanlevering en snellere verwerking.

Stap 1: Gebruik Standard Business Reporting (SBR)

SBR is de standaard voor het digitaal aanleveren van financiële gegevens bij overheidsinstanties, zoals de KVK en de Belastingdienst. De meeste boekhoudprogramma’s zijn hier al op ingericht. Voor het deponeren met SBR is geschikte software nodig, zoals fiscale softwarepakketten.

Je kunt op drie manieren deponeren via SBR:

1. Via je boekhoudsoftware (zoals Exact, Twinfield, Yuki of Moneybird)
2. Via een intermediair (je boekhouder of accountant)
3. Via de online service van de KVK (voor micro- en kleine ondernemingen)

Stap 2: Zorg voor de juiste ondertekening

De jaarrekening moet ondertekend worden door:

• het volledige bestuur van de onderneming;
• én, indien aanwezig, de raad van commissarissen.

Deze ondertekening moet plaatsvinden vóórdat je de jaarrekening deponeren gaat. In kleine BV’s met één bestuurder en aandeelhouder gebeurt dit vaak tegelijk met de vaststelling.

Let op: een jaarrekening zonder ondertekening wordt als ongeldig beschouwd — en daarmee dus ook als niet rechtsgeldig gedeponeerd.

Stap 3: Deponeer digitaal bij de Kamer van Koophandel

Na ondertekening wordt het document via SBR ingediend. De KVK koppelt hier direct een bevestiging aan. Daarin staat onder andere:

• datum van ontvangst (belangrijk voor wettelijke termijn);
• boekjaar dat is gedeponeerd;
• status van de verwerking.

Deze bevestiging kun je downloaden en bewaren als bewijs voor je administratie. Je kunt er ook voor kiezen om een kopie van de bevestiging naar je e-mailadres te laten sturen, zodat je deze altijd digitaal bij de hand hebt.

Stap 4: Controleer of alles goed is aangekomen

Na deponering kun je via het Handelsregister controleren of je jaarrekening zichtbaar is. Staat deze er na enkele werkdagen nog niet bij? Neem dan contact op met de KVK of check je boekhoudpakket voor foutmeldingen.

Veelgemaakte fouten bij digitaal deponeren

• Verkeerd boekjaar gekozen → dit kun je vaak alleen corrigeren via een nieuwe deponering
• Ongetekende versie ingestuurd
• Gebruik van verkeerde formats of verouderde software
• Vergeten van tijdige indiening na vaststelling

Zorg dus altijd voor een duidelijke administratie én controle op deadlines.

Kortom:

📌 Deponeren doe je digitaal via SBR, met juiste ondertekening en binnen acht dagen na vaststelling. Regel je dit goed, dan ben je volledig compliant én voorkom je boetes en aansprakelijkheid.

Wat als je te laat bent met deponeren?

Een paar dagen te laat, dat zal toch wel meevallen? Helaas: de wet is hier streng. Voor bedrijven geldt een wettelijke verplichting om hun jaarrekeningen tijdig te deponeren. Het niet tijdig deponeren van je jaarrekening wordt niet gezien als een klein foutje — het is een economisch delict.

Daarnaast loop je risico op serieuze gevolgen, zowel juridisch als financieel. Zeker bij een faillissement kijkt een curator als eerste naar de datum waarop de jaarrekening is gedeponeerd.

Wat zijn de gevolgen?

1. Boete van de Kamer van Koophandel
2. Bij te late indiening kan de KVK een boete opleggen. De hoogte is afhankelijk van de ernst en herhaling van de overtreding, maar bedragen van enkele honderden tot duizenden euro’s komen regelmatig voor.
3. Persoonlijke aansprakelijkheid bestuurders
4. Wordt je onderneming failliet verklaard en heb je de jaarrekening te laat of helemaal niet gedeponeerd? Dan kun je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het tekort in het faillissement. De rechtbank gaat er dan vanuit dat je je bestuurstaken niet behoorlijk hebt uitgevoerd.
5. Strafrechtelijke gevolgen
6. Het te laat of niet deponeren van de jaarrekening is strafbaar onder het Wetboek van Strafrecht. Je handelt dan in strijd met artikel 2:394 BW én de Economische Delictenwet. Dit kan leiden tot geldboetes of zelfs een strafblad.
7. Negatief signaal richting de Belastingdienst en financiers
8. Een jaarrekening die niet op tijd zichtbaar is in het Handelsregister kan leiden tot een verhoogd risicoprofiel bij de Belastingdienst, banken of investeerders. Je komt simpelweg minder betrouwbaar over.

Wat kun je doen als het al te laat is?

• Deel alsnog je jaarrekening zo snel mogelijk in via SBR.
• Voeg een korte verklaring van omstandigheden toe indien mogelijk.
• Neem contact op met je accountant of fiscalist voor het beperken van schade.
• En: zorg dat het volgend jaar wél op tijd gebeurt.

Heb je fouten ontdekt of wil je een fout herstellen? Dan is een gecorrigeerde jaarrekening de juiste route — die bespreken we straks.

📌 De belangrijkste les: een vergeten deadline is geen administratieve vergissing, maar kan leiden tot boetes en aansprakelijkheid. Juist daarom is het verstandig om je jaarrekening tijdig te plannen — of uit te besteden aan een professional.

Gecorrigeerde jaarrekening indienen: kan dat?

Ja, het is mogelijk om een gecorrigeerde jaarrekening in te dienen bij de Kamer van Koophandel. Sterker nog: als je ontdekt dat je een fout hebt gemaakt in een eerder gedeponeerde jaarrekening, ben je zelfs verplicht om dit te herstellen.

Maar: dit moet op de juiste manier gebeuren — inclusief uitleg en verwijzing naar het originele boekjaar.

Wanneer moet je een gecorrigeerde jaarrekening indienen?

Een correctie is nodig als:

• je een materiële fout hebt ontdekt in cijfers of toelichting;
• je jaarrekening niet volledig of niet correct is vastgesteld;
• een externe partij (bijv. accountant of Belastingdienst) een fout aanwijst;
• je eerder een onvolledige versie hebt gedeponeerd (bijvoorbeeld zonder toelichting of onjuiste datum).

Let op: een gecorrigeerde jaarrekening is niet bedoeld voor cosmetische aanpassingen of wijzigingen van presentatie — alleen voor inhoudelijke correcties.

Hoe werkt het corrigeren?

1. Je stelt een nieuwe, correcte jaarrekening op over het betreffende boekjaar.
2. In deze versie neem je expliciet op dat het gaat om een gecorrigeerde jaarrekening.
3. Je vermeldt het boekjaar dat eerder is gedeponeerd, en dat deze versie de oude vervangt of aanvult.
4. Je dient deze opnieuw in via SBR — net zoals bij een eerste deponering.

Wat gebeurt er met de oude versie?

De originele jaarrekening blijft zichtbaar in het handelsregister, maar de nieuwe versie wordt erboven geplaatst. In de toelichting geef je aan wat er is aangepast en waarom. De KVK registreert dit als een vervangende deponering, gekoppeld aan hetzelfde boekjaar.

Het is dus belangrijk dat je de correctie goed onderbouwt. Zo laat je zien dat je als bestuurder zorgvuldig handelt, zelfs als er eerder een fout is gemaakt.

En als je niet corrigeert?

Ontdekt een toezichthouder, bank of investeerder dat je jaarrekening onjuist was en je hebt geen correctie ingediend? Dan kan dat worden opgevat als misleiding, met alle juridische en fiscale gevolgen van dien.

Kortom:

📌 Een fout in je jaarrekening is geen ramp, zolang je het maar herstelt — op tijd, transparant en volgens de juiste regels. Dat voorkomt problemen én toont je betrouwbaarheid als ondernemer.

Veelgestelde vragen over jaarrekening deponeren

💬 Is het verplicht om een jaarrekening te deponeren bij de KVK?

Ja, als je een BV, NV, stichting, vereniging, coöperatie of andere rechtspersoon hebt, dan ben je wettelijk verplicht om jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Voor eenmanszaken geldt deze verplichting niet.

Let op: dit geldt voor elke BV afzonderlijk, ook binnen een holdingstructuur.

💬 Wat is de termijn voor het indienen van een jaarrekening?

De jaarrekening moet:

• binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar zijn opgemaakt,
• eventueel met maximaal twee maanden uitstel,
• en dan binnen acht dagen na vaststelling worden gedeponeerd.

Voor een boekjaar dat eindigt op 31 december is de uiterste termijn dus meestal 31 juli van het volgende jaar (bij uitstel).

💬 Wat gebeurt er als ik te laat ben met deponeren?

Dan loop je meerdere risico’s:

• Een boete van de KVK
• Persoonlijke aansprakelijkheid bij faillissement
• Mogelijke strafrechtelijke vervolging
• Negatieve signalen richting bank of Belastingdienst

Een vergeten jaarrekening kan dus veel meer gevolgen hebben dan je denkt.

💬 Moet ik een accountant inschakelen voor het deponeren?

Dat hangt af van je bedrijfsgrootte:

• Micro- en kleine ondernemingen hoeven geen accountant in te schakelen
• Middelgrote en grote bedrijven zijn wél verplicht tot een accountantscontrole en -verklaring

Zelfs als het niet verplicht is, kan een boekhouder of fiscalist je helpen om fouten of boetes te voorkomen.

💬 Kan ik mijn jaarrekening opvragen of aanpassen?

Ja. Een jaarrekening opvragen kan eenvoudig via het Handelsregister van de KVK — ook van andere bedrijven.

Wil je je eigen jaarrekening aanpassen? Dan moet je een gecorrigeerde jaarrekening deponeren, met toelichting. De originele versie blijft zichtbaar, maar wordt als “vervangen” geregistreerd.

Samenvatting: dit moet je onthouden over deponeren van de jaarrekening

Als ondernemer ben je verplicht om je jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Niet alleen om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook om aansprakelijkheid en boetes te voorkomen.

De belangrijkste punten op een rij:

• Je moet je jaarrekening binnen vijf maanden opmaken, en uiterlijk acht dagen na vaststelling deponeren.
• Je kunt maximaal twee maanden uitstel aanvragen — als je dit goed vastlegt.
• Te laat deponeren is een economisch delict en kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid bij faillissement.
• De inhoud van je jaarrekening hangt af van je bedrijfsgrootte.
• Bij fouten kun je een gecorrigeerde jaarrekening indienen — maar wacht daar niet te lang mee.

Kortom: regel dit goed en op tijd. Het is geen formaliteit, maar een verplicht onderdeel van goed ondernemerschap.

Conclusie, deponeringsplicht zonder risico’s regelen

Deponeren is geen formaliteit, het is een harde wettelijke plicht. Richt je proces zo in dat je tijdig opmaken, vaststellen en deponeren borgt, met als ijzeren regel, binnen acht dagen na vaststelling aanleveren bij KVK en in elk geval binnen twaalf maanden na het boekjaar.  

Wil je in 15 minuten laten toetsen of jouw tijdlijn, stukken en SBR-aanlevering kloppen, en wat je moet doen als je uitstel of een correctie nodig hebt, plan dan een gratis checkgesprek via

https://www.belastingscan.nl/gratis-checkgesprek.

Je krijgt direct een korte beoordeling van je situatie, concrete actiepunten en een stappenplan zodat je zonder boetes of aansprakelijkheidsrisico deponeren kunt afronden.