June 23, 2025
Ontdek essentiële tips voor de werkkostenregeling 2025 en profiteer van belastingvoordelen. Lees het artikel en optimaliseer jouw financiële situatie!
Als werkgever wil je je medewerkers graag iets extra’s bieden: een kerstpakket, een thuiswerkvergoeding of misschien een teamuitje. Maar hoe voorkom je dat dit leidt tot extra belastingdruk? Daarvoor is de werkkostenregeling (WKR). In 2025 biedt deze regeling opnieuw de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij te doen — zolang je binnen de juiste kaders blijft. Werkgevers moeten ook bepaalde diensten en voorzieningen aanbieden, zoals gezondheidschecks en arbeidsgezondheidskundig onderzoek, die onder specifieke vrijstellingen kunnen vallen.
In dit artikel leggen we uit hoe de werkkostenregeling werkt in 2025, wat de actuele vrije ruimte is, welke gerichte vrijstellingen gelden, en wat je moet doen als je de grens overschrijdt. Ook bespreken we wat verandert ten opzichte van voorgaande jaren, hoe je boetes voorkomt, en welke vergoedingen vaak misgaan in de praktijk.
Met deze kennis benut je de WKR optimaal, en geef je je team waardering zonder fiscale verrassingen.
Deze kosten drukken niet op de vrije ruimte, zolang ze voldoen aan de voorwaarden van de gerichte vrijstellingen. Bepaalde zaken, zoals diensten of producten, kunnen onder vrijstellingen of nihilwaarderingen vallen, wat betekent dat niet alle vergoedingen onder de reguliere loonbelasting vallen.
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee je als werkgever bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast kunt geven aan je werknemers. Denk aan een kerstpakket, een teamuitje of een thuiswerkvergoeding. Beoordeel tijdig de aangewezen kosten in de vrije ruimte voor het jaar 2024 om problemen bij de afrekening in de tweede aangifte loonheffingen van 2025 te voorkomen.
Je mag een bepaald percentage van de fiscale loonsom van je bedrijf gebruiken als vrije ruimte. Binnen die ruimte kun je extra’s geven aan je medewerkers zonder dat je daar loonbelasting over hoeft te betalen.
Alles wat aan werknemers wordt vergoed, verstrekt of ter beschikking stelt, wordt in principe als loon gezien, waardoor loonbelasting verschuldigd is. Wat buiten die vrije ruimte valt, wordt belast met een eindheffing van 80% — te betalen door de werkgever.
Binnen de WKR kun je de volgende soorten vergoedingen of verstrekkingen aanmerken als eindheffingsloon:
Let op: niet alles kan zomaar onder de WKR vallen. De vergoeding moet gebruikelijk zijn én binnen de vrije ruimte blijven, tenzij je bereid bent de eindheffing te betalen.
De vrije ruimte is het percentage van het fiscale loon dat je als werkgever mag besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan je werknemers. Alles wat je binnen deze ruimte uitgeeft, wordt niet belast. Ga je eroverheen? Dan volgt een eindheffing van 80%.
In 2025 gelden de volgende percentages voor de vrije ruimte:
Let op: de fiscale loonsom is het totaal van het belastbare loon van alle medewerkers (box 1) binnen je bedrijf. De Belastingdienst hanteert bij het bepalen van het financieel voordeel de gebruikelijke verkoopprijs, inclusief btw.
Stel je totale loonsom bedraagt €500.000:
Dat totale bedrag mag je dus besteden aan onbelaste vergoedingen via de WKR. Ga je er overheen? Dan betaal je 80% eindheffing over het overschot.
Gerichte vrijstellingen zijn kosten die je als werkgever onbelast mag vergoeden zónder dat ze ten koste gaan van de vrije ruimte. Ze vallen dus buiten de WKR, mits je voldoet aan de voorwaarden.
Deze vrijstellingen zijn bedoeld voor uitgaven die functioneel samenhangen met het werk van de werknemer. Een voorbeeld hiervan is de verklaring omtrent gedrag (VOG), die onder bepaalde voorwaarden niet ten koste gaat van de vrije ruimte.
Maximaal €0,23 per kilometer voor zakelijke reizen (inclusief woon-werkverkeer).
Maximaal €2,35 per thuiswerkdag.
Cursussen of opleidingen gericht op het huidige of toekomstige beroep van de werknemer.
Bijvoorbeeld een bureaustoel of bril als onderdeel van een verplicht arbobeleid.
Zoals maaltijden, overnachtingen en parkeerkosten.
Analyseren en preventief aanpakken van verzuimkosten voor medewerkers om effectieve interventies en maatregelen te kunnen investeren die de gezondheid en inzetbaarheid van personeel bevorderen.
Binnen de WKR mag je als werkgever allerlei vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon, zodat ze in principe als loon worden beschouwd en onder de vrije ruimte vallen. Dit betekent dat je ze onbelast aan je medewerkers kunt geven, zolang je binnen de vrije ruimte blijft.
Let op: deze kosten zijn géén gerichte vrijstellingen en drukken dus op de vrije ruimte. Het is belangrijk om het restant binnen de vrije ruimte te monitoren nadat bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn aangegeven, zodat werkgevers de regels rondom het aanwijzen van loon in de vrije ruimte en de gebruikelijkheidstoets kunnen naleven.
Niet alles mag zomaar worden aangewezen. Uitsluitingen zijn bijvoorbeeld:
Het restant valt binnen de vrije ruimte en moet correct worden afgemeld.
De gebruikelijkheidstoets is een belangrijk criterium binnen de werkkostenregeling. Het bepaalt of je een vergoeding, verstrekking of voorziening wél of niet mag aanwijzen als eindheffingsloon onder de WKR.
De Belastingdienst stelt dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Als iets dus veel royaler is dan gebruikelijk, kan het worden afgewezen als WKR-bestemming. Indien de vrije ruimte wordt overschreden, moet de eindheffing uiterlijk vóór de aangegeven deadlines worden gerapporteerd, afhankelijk van het type aangifte dat gedaan wordt.
De bewijslast ligt bij jou als werkgever. Kun je niet onderbouwen dat een verstrekking gebruikelijk is? Dan kan de Belastingdienst het alsnog als belast loon aanmerken — inclusief correcties en boetes. Het is verstandig om bij twijfel contact op te nemen met de Belastingdienst voor overleg.
Ga je als werkgever over de vrije ruimte heen in 2025, waarbij je werknemers vergoedt voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen? Dan krijg je te maken met de zogenoemde eindheffing: een extra belasting van 80% over het bedrag dat je hebt overschreden.
Deze eindheffing betaal je als werkgever zélf — je mag dit niet verhalen op de werknemer.
Stel je hebt een fiscale loonsom van €500.000:
Als bedrijven meer uitgeven dan de vrije ruimte toestaat, moet dit uiterlijk in de tweede aangifte loonheffingen van het daaropvolgende jaar worden opgegeven.
In veel gevallen is het mogelijk om de belastingdruk te minimaliseren door slimme toepassing van de WKR-regels. Het is ook aan te raden om de kosten uit de financiële administratie te bekijken en deze zorgvuldig te beoordelen, zodat de afrekening in de aanstaande aangifte loonheffingen waarschijnlijk halen soepel kan verlopen.
De werkkostenregeling biedt flexibiliteit, maar ook valkuilen. Veel werkgevers lopen onbewust risico op naheffingen en boetes doordat ze de regels niet goed toepassen. Hieronder de meest voorkomende fouten — en hoe je ze voorkomt. Het noodzakelijkheidscriterium helpt werkgevers bij het vergoeden van kosten die werknemers nodig hebben om hun taken adequaat uit te voeren.
Fout: Vergoedingen als reiskosten of opleidingen worden ten onrechte ten laste van de vrije ruimte geboekt, wat niet in lijn is met de richtlijnen van de werkkostenregeling (WKR) zoals beschreven in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
Oplossing: Ken gerichte vrijstellingen toe via de loonadministratie en boek ze correct. Ze gaan niet ten koste van je vrije ruimte.
Fout: Je verstrekt een cadeau of kerstpakket, maar vergeet dat alle vergoedingen en voorzieningen in principe als loon worden beschouwd en dit als eindheffingsloon aan te wijzen.
Oplossing: Zorg voor een procedure waarin je vergoedingen tijdig en correct aanmerkt in je loonadministratie.
Fout: Je overschrijdt ongemerkt de vrije ruimte en komt er pas bij de eindafrekening achter.
Oplossing: Houd tussentijdse controles en rapportages bij via je boekhouder of salarissoftware. Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan niet ten koste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling, dit wordt aangeduid als nihilwaarderingen. Voor meer informatie hierover kun je het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst raadplegen.
Fout: Je wijst uitzonderlijk hoge vergoedingen aan als eindheffingsloon die niet ‘gebruikelijk’ zijn.
Oplossing: Vraag vooraf advies of een ruling aan bij twijfel, zeker bij bonussen of grote cadeaus. Bepaalde kostenposten, zoals werkkleding en gratis koffie, vallen onder 'nihilwaardering' en tellen daardoor niet mee in de berekening van de vrije ruimte.
Fout: Je rekent per vestiging de vrije ruimte, terwijl je als concern een gezamenlijke loonsom moet gebruiken.
Voor belangrijke informatie over nihilwaarderingen en hun toepassing op werkplekgerelateerde zaken, zoals koffie, werkkleding en ov-abonnementen, verwijzen we naar hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
Gebruik deze checklist om ervoor te zorgen dat je de werkkostenregeling in 2025 optimaal toepast én geen fiscale risico’s loopt. Deze lijst helpt je om gestructureerd te werken en op tijd bij te sturen.
Oplossing: Check of je een fiscale eenheid hebt voor de WKR en stem de administratie daarop af.
De WKR is een fiscale regeling waarmee je als werkgever onbelaste vergoedingen kunt geven aan werknemers, zolang je binnen een bepaalde vrije ruimte blijft.
In 2025 mag je:
Alles daarbuiten wordt belast met 80% eindheffing.
Reiskosten (€0,23/km), thuiswerkvergoeding (€2,35 per dag), arbovoorzieningen en opleidingskosten. Deze kosten gaan niet ten koste van je vrije ruimte.
Een vergoeding moet zakelijk gangbaar zijn. De Belastingdienst hanteert als vuistregel: het mag maximaal 30% afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden.
Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag waarmee je de ruimte overschrijdt. Dit komt bovenop je normale loonkosten.
De werkkostenregeling is een krachtig instrument om medewerkers fiscaal vriendelijk te belonen. Maar je moet hem wel slim toepassen. Door goed gebruik te maken van gerichte vrijstellingen, de vrije ruimte bewust in te zetten en op tijd te signaleren, voorkom je onnodige belastingdruk.
Werk je met een grotere loonsom? Let dan extra goed op het tweedelige percentage van de vrije ruimte. En vooral: documenteer alles zorgvuldig. Zo haal je het maximale uit de WKR in 2025 — voor je mensen én voor je organisatie.
Wil jij zeker weten dat je alle onbelaste vergoedingen en voordelen benut binnen jouw bedrijf? Gebruik dan onze WKR Tool en ontdek direct hoeveel vrije ruimte je hebt en hoe je die optimaal inzet.
Coen is oprichter van Belastingscan en fiscalist met een passie voor technologie. Hij helpt particulieren, ondernemers en DGA’s om helder inzicht te krijgen in hun fiscale situatie.
