.jpg)
September 12, 2025
Zodra je personeel aanneemt, verandert je rol als ondernemer. Je krijgt te maken met loonadministratie, premies en arbeidscontracten. In 2025 zijn er nieuwe regels die bepalen hoe je werknemers betaalt, welke belastingen je afdraagt en hoe je arbeidsvoorwaarden vastlegt.
Het aannemen van personeel brengt verplichtingen én kansen met zich mee. Dit zijn de belangrijkste onderdelen waar iedere ondernemer rekening mee moet houden.
Voor veel ondernemers is het aannemen van personeel een grote stap. Je bedrijf groeit, maar tegelijk krijg je er ook nieuwe verantwoordelijkheden bij. Vanaf het moment dat je een werknemer in dienst neemt, verandert je rol van zelfstandig ondernemer naar werkgever. Dat brengt administratieve verplichtingen met zich mee, maar ook kansen om je onderneming verder te laten ontwikkelen. In 2025 gelden duidelijke regels over arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, sociale premies en arbeidsomstandigheden.
Het fundament van een arbeidsrelatie is het arbeidscontract. Hierin leg je vast welke afspraken gelden tussen jou en je werknemer. Denk aan het aantal uren, het salaris, vakantiedagen en eventuele bijzondere voorwaarden. Je kunt kiezen uit een tijdelijk contract, een vast contract of een oproepovereenkomst. Sinds de Wet Arbeidsmarkt in Balans zijn de spelregels hiervoor veranderd en is het aantrekkelijker geworden om vaste contracten aan te bieden.
Bij het opstellen van een contract is het belangrijk dat dit voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast kan het zijn dat jouw sector onder een cao valt, waardoor er aanvullende regels gelden. Een foutief of onvolledig contract kan leiden tot juridische problemen, dus zorg dat dit goed geregeld is.
Een van de grootste verantwoordelijkheden als werkgever is de loonadministratie. Iedere maand of vier weken moet je loon uitbetalen en de bijbehorende loonheffingen afdragen aan de Belastingdienst. Deze bestaan uit loonbelasting, premies voor werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).
Daarnaast moet je loonstroken verstrekken die voldoen aan de wettelijke eisen. Hierop staat niet alleen het brutoloon en nettoloon, maar ook de opbouw van vakantiegeld, eventuele overuren en inhoudingen. Het is cruciaal dat deze administratie klopt, want fouten kunnen leiden tot naheffingen of boetes.
Als werkgever betaal je naast het salaris ook sociale premies. Deze premies zorgen ervoor dat werknemers verzekerd zijn tegen werkloosheid, ziekte en arbeidsongeschiktheid. Voor sommige sectoren geldt bovendien dat werknemers automatisch deelnemen aan een bedrijfstakpensioenfonds. Dit betekent dat je verplicht bent om pensioenpremies af te dragen, ook als dit in eerste instantie niet in je contract staat.
Het is belangrijk om te controleren of jouw onderneming onder een verplichte regeling valt. Zo voorkom je dat je achteraf alsnog forse bedragen moet afdragen. Voor bedrijven zonder verplichte aansluiting kun je zelf een pensioenregeling aanbieden, wat vaak een aantrekkelijk arbeidsvoorwaarde is om personeel aan te trekken.
Als werkgever draag je verantwoordelijkheid voor de arbeidsomstandigheden van je werknemers. Dit betekent dat je een veilige werkplek moet bieden en maatregelen moet nemen om ongevallen of gezondheidsproblemen te voorkomen. Daarnaast ben je verplicht om een contract af te sluiten met een arbodienst of bedrijfsarts, zodat werknemers begeleiding krijgen bij ziekte of re-integratie.
Bij ziekte moet je als werkgever gedurende maximaal twee jaar het salaris (gedeeltelijk) doorbetalen. Dit kan een grote financiële last zijn, zeker voor kleinere bedrijven. Veel ondernemers kiezen er daarom voor om een verzuimverzekering af te sluiten. Deze verzekering dekt een deel van de loonkosten en helpt bij het organiseren van vervangend werk of re-integratie.
Investeren in je personeel gaat verder dan alleen salaris. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun werknemers opleidingen of trainingen aan te bieden. Dit verhoogt de kwaliteit van het werk en draagt bij aan de loyaliteit van werknemers. Bovendien zijn opleidingskosten in veel gevallen fiscaal aftrekbaar als bedrijfskosten. Daarmee vormen ze niet alleen een investering in je team, maar ook een financieel voordeel voor je onderneming.
Niet ieder bedrijf kiest direct voor vaste werknemers. Soms is het slimmer om te starten met freelancers, uitzendkrachten of payrolling. Dit geeft flexibiliteit, zeker bij seizoenswerk of tijdelijke projecten. De regels voor flexibele arbeid zijn echter strenger geworden. In veel gevallen zijn de kosten voor externe krachten hoger, maar daar staat tegenover dat je minder risico’s draagt bij ziekte of ontslag.
Het aannemen van personeel gaat verder dan het betalen van een bruto salaris. De totale loonkosten liggen vaak 20 tot 30 procent hoger door sociale premies, pensioenafdrachten, verzekeringen en bijkomende regelingen. Het is daarom belangrijk om vooraf een goede berekening te maken. Alleen zo weet je of je de kosten structureel kunt dragen en of je nieuwe werknemer echt bijdraagt aan de groei van je onderneming.
Personeel aannemen in 2025 brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee. Van arbeidscontracten en loonadministratie tot sociale premies en arbeidsomstandigheden: je rol als werkgever vraagt om zorgvuldige voorbereiding. Daar staat tegenover dat personeel je bedrijf kan laten groeien, nieuwe mogelijkheden biedt en zorgt voor continuïteit. Door goed inzicht in de regels en kosten te combineren met slimme keuzes, kun je je onderneming klaarstomen voor de volgende fase.
Coen is oprichter van Belastingscan en fiscalist met een passie voor technologie. Hij helpt particulieren, ondernemers en DGA’s om helder inzicht te krijgen in hun fiscale situatie.
