September 12, 2025
Elke ondernemer krijgt te maken met btw. Je moet niet alleen weten welk tarief geldt voor jouw producten of diensten, maar ook hoe en wanneer je aangifte doet. In 2025 zijn de regels strakker geworden en digitalisering speelt een grotere rol. Op deze pagina vind je alles wat je moet weten.
Of je nu zzp’er, vof of bv hebt: de btw is een verplicht onderdeel van je administratie. Je moet weten welk tarief geldt, hoe je dit correct vermeldt op je facturen, wanneer je aangifte doet en hoe je voorbelasting kunt terugvragen. Hieronder lees je de vier kernonderdelen van btw in 2025.
Als ondernemer krijg je vrijwel altijd te maken met de btw. Het maakt niet uit of je zzp’er bent met een eenmanszaak, een vennoot in een vof of een directeur-grootaandeelhouder van een bv: de btw hoort standaard bij je administratie. Toch gaat het hier vaak mis. Ondernemers vergeten bedragen goed te verwerken, passen het verkeerde tarief toe of dienen hun aangifte te laat in. Dat kan leiden tot boetes, extra werk of zelfs problemen bij een belastingcontrole. Met een goede basiskennis van de btw-administratie voorkom je dit en benut je bovendien alle voordelen.
In Nederland kennen we drie btw-tarieven. Het standaardtarief van 21% geldt voor de meeste goederen en diensten. Daarnaast is er een verlaagd tarief van 9%, bijvoorbeeld voor voedingsmiddelen, boeken en kapperdiensten. In specifieke gevallen geldt het 0%-tarief, bijvoorbeeld bij export of internationale handel binnen de EU. Er zijn ook vrijstellingen, zoals voor onderwijs, medische zorg en kinderopvang.
Het is belangrijk dat je altijd het juiste btw-tarief toepast. Als je per ongeluk te weinig btw rekent, kan de Belastingdienst dit later corrigeren en moet jij alsnog het verschil betalen. Reken je te veel btw, dan ben je dat bedrag alsnog verschuldigd en kan het lastig zijn dit bij klanten terug te vorderen. Controleer daarom altijd goed in welke categorie jouw product of dienst valt.
Een correcte factuur is onmisbaar voor je administratie. De Belastingdienst stelt hier strenge eisen aan. Op een factuur moeten minimaal je bedrijfsnaam, adresgegevens, btw-nummer, factuurnummer en factuurdatum staan. Daarnaast vermeld je duidelijk welk btw-tarief je hebt toegepast en hoeveel btw er in totaal in rekening is gebracht.
Werk je met buitenlandse klanten, dan moet je vaak aanvullende gegevens opnemen. Bij leveringen binnen de EU aan een ondernemer geldt het 0%-tarief, maar moet je wel het btw-nummer van de klant vermelden. Ook de vermelding ‘btw verlegd’ is in zulke gevallen verplicht. Zonder correcte facturen riskeer je dat btw niet aftrekbaar is of dat je correcties moet doen tijdens je aangifte.
De btw-aangifte is de terugkerende verplichting voor iedere ondernemer. De meeste ondernemers doen dit ieder kwartaal, sommige maandelijks of jaarlijks. In de aangifte geef je aan hoeveel btw je in rekening hebt gebracht bij klanten en hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke kosten. Het verschil draag je af of krijg je terug.
Ook als je in een periode geen omzet hebt gehad, moet je aangifte doen. Je vult dan ‘nihil’ in. Ondernemers die dit vergeten, krijgen vaak direct een naheffingsaanslag of een boete van de Belastingdienst. Te laat indienen of betalen leidt eveneens tot rente en boetes. Het loont daarom om je administratie goed bij te houden en tijdig je aangifte te verzorgen.
Steeds meer ondernemers gebruiken boekhoudsoftware om hun btw-aangifte automatisch te genereren. Dit scheelt tijd en vermindert de kans op fouten. Vaak kun je de aangifte zelfs direct vanuit de software indienen bij de Belastingdienst.
Een groot voordeel van het btw-systeem is dat je de btw die je zelf betaalt over zakelijke kosten mag terugvragen. Dit heet voorbelasting. Denk aan de btw op je laptop, kantoorartikelen, zakelijke telefoon, maar ook op huur of inkoop van goederen. Door deze voorbelasting goed te verwerken, betaal je uiteindelijk alleen btw over de toegevoegde waarde van jouw product of dienst.
Het terugvragen van btw is echter aan regels gebonden. Alleen kosten die je echt zakelijk maakt, mag je opvoeren. Bij gemengd gebruik, zoals een telefoon of auto die je zowel zakelijk als privé gebruikt, moet je een correctie toepassen. Doe je dit niet, dan kan de Belastingdienst dit later corrigeren met een naheffing.
Ondanks dat de regels duidelijk zijn, maken ondernemers vaak dezelfde fouten. Veel voorkomende problemen zijn:
Deze fouten lijken klein, maar kunnen bij een belastingcontrole leiden tot forse naheffingen en boetes. Een goede administratie en tijdige controles helpen dit te voorkomen.
Door slim met btw om te gaan, kun je niet alleen problemen voorkomen, maar ook voordeel behalen. Zo zijn er regelingen zoals de Kleineondernemersregeling (KOR), waarbij je geen btw hoeft af te dragen als je omzet onder de € 20.000 blijft. Dit kan administratief veel gemak opleveren, al vervalt daarmee ook het recht om btw terug te vragen over zakelijke kosten.
Ook bij grote investeringen kan het voordelig zijn om goed naar btw te kijken. Soms is het gunstig om investeringen nog in hetzelfde boekjaar te doen, zodat je de btw direct kunt terugvragen. Bij de aankoop van een bedrijfspand gelden weer andere, vaak ingewikkeldere btw-regels.
De btw is een onmisbaar onderdeel van je administratie. Met de juiste kennis en discipline zorg je ervoor dat je facturen voldoen aan alle eisen, dat je aangifte altijd op tijd wordt ingediend en dat je geen voordeel misloopt door vergeten voorbelasting. Door fouten te voorkomen en slim gebruik te maken van de regels, houd je je onderneming niet alleen financieel gezond, maar vergroot je ook je fiscale voordeel.
Wil jij zeker weten dat jouw btw-administratie in 2025 helemaal klopt en dat je geen voordeel misloopt? Plan dan een gratis checkgesprek en ontdek waar jij belasting kunt besparen.
Coen is oprichter van Belastingscan en fiscalist met een passie voor technologie. Hij helpt particulieren, ondernemers en DGA’s om helder inzicht te krijgen in hun fiscale situatie.
