September 12, 2025
Alles over btw-aangifte in 2025. Lees hoe btw-aangifte werkt, deadlines, tarieven en aftrek. Bereken btw direct met onze gratis tool.
Als ondernemer ben je verplicht om regelmatig btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. Of je nu zzp’er bent of een BV hebt, het indienen van de aangifte omzetbelasting hoort bij je zakelijke administratie. Ook de startende ondernemer moet btw aangifte doen zodra hij of zij een bedrijf begint. Voor veel ondernemers roept dit vragen op: wanneer moet je btw betalen, welke tarieven gelden er in 2025 en hoe werkt het met aftrek of vrijstellingen?
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe een ondernemer btw aangifte moet doen en hoe dat werkt. Je leest wat de belangrijkste regels zijn, hoe de eerste btw-aangifte verloopt als starter, en hoe je btw kunt aftrekken of juist verleggen bij buitenlandse leveranciers. Ook ontdek je handige hulpmiddelen zoals onze btw-berekenen tool, waarmee je in 30 seconden precies ziet hoeveel btw je betaalt of terugkrijgt.
BTW-aangifte doen betekent dat je aan de Belastingdienst doorgeeft hoeveel btw je in een bepaalde periode hebt ontvangen van klanten en hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke kosten. Het verschil tussen deze twee bedragen betaal je aan de Belastingdienst, of krijg je terug als je meer btw hebt betaald dan ontvangen.
Naast btw is er ook inkomstenbelasting. Inkomsten zijn de totale opbrengst uit de verkoop van goederen of diensten binnen je onderneming. Inkomstenbelasting is een andere belasting dan btw: je betaalt inkomstenbelasting over je inkomsten uit de onderneming, terwijl je bij btw-aangifte alleen de btw over je omzet aangeeft.
De officiële naam is aangifte omzetbelasting. Voor de meeste ondernemers geldt dat zij dit per kwartaal moeten doen. Grote bedrijven doen soms maandelijks aangifte, terwijl sommige kleine ondernemers een jaarlijkse aangifte mogen indienen. De Belastingdienst bepaalt dit bij je inschrijving.
Het indienen van de aangifte gebeurt digitaal, via het portaal Belastingdienst Zakelijk, of via boekhoudsoftware die direct gekoppeld is. Na het indienen volgt een overzicht van het btw-bedrag dat je moet betalen of terugkrijgt.
Kortom: btw-aangifte doen is het doorgeven en afrekenen van de btw-stromen in je onderneming. Het lijkt ingewikkeld, maar zodra je weet welke bedragen je moet verzamelen, is het vooral een kwestie van invullen en versturen. De btw-aangifte is een van de belangrijkste belastingen waar je als ondernemer mee te maken krijgt.
De meeste ondernemers doen btw-aangifte per kwartaal. Dat betekent dat je vier keer per jaar moet doorgeven hoeveel btw je hebt ontvangen en betaald. De aangifte en de betaling moeten uiterlijk binnen zijn op de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal.
Voor 2025 gelden dus deze deadlines:
Kun je niet op tijd aangifte doen of betalen? Dan kun je uitstel aanvragen bij de Belastingdienst om een naheffingsaanslag te voorkomen. Zo voorkom je boetes als je de uiterste datum niet haalt. Gebruik bijvoorbeeld een agenda of sms-alerts om de uiterste betaaldata van elk aangiftetijdvak niet te missen.
Ben je een grotere onderneming, dan kan de Belastingdienst je verplichten maandelijks aangifte te doen. Bij kleine ondernemers kan een jaarlijkse aangifte mogelijk zijn, bijvoorbeeld via de kleineondernemersregeling (KOR).
Doe je je btw-aangifte niet op tijd of betaal je te laat, dan kan de Belastingdienst een boete opleggen en een naheffingsaanslag sturen. Dit kan behoorlijk oplopen, dus het is slim om de deadlines in je agenda te zetten of te werken met boekhoudsoftware die je herinnert.
Kortom: zorg dat je weet welke termijn voor jouw onderneming geldt en plan je aangifte ruim op tijd in.
Als je net bent gestart met je bedrijf, ontvang je van de Belastingdienst een brief met je btw-identificatienummer en de informatie over hoe vaak je btw-aangifte moet doen. Je ontvangt een brief waarin staat hoe en wanneer je de eerste keer btw aangifte moet doen, inclusief het aangiftetijdvak en verdere instructies. Voor de meeste starters geldt dat ze per kwartaal aangifte doen.
Bij je eerste btw-aangifte geef je aan hoeveel omzet je hebt gedraaid en welke zakelijke kosten je hebt gemaakt. Over je omzet bereken je de btw die je aan je klanten hebt gefactureerd. Daar trek je de btw aftrek van je zakelijke uitgaven (voorbelasting) vanaf. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst.
Een praktisch stappenplan voor je eerste btw-aangifte:
Let op: Bij je eerste keer btw aangifte kun je mogelijk gebruikmaken van aftrekposten, zoals de btw op zakelijke kosten en aanloopkosten. Dit kan je belastingvoordeel opleveren. Controleer goed welke aftrekposten voor jou van toepassing zijn bij je eerste btw-aangifte.
Het kan even spannend zijn de eerste keer, maar met een goed bijgehouden administratie is het proces overzichtelijk. Bovendien kun je altijd terugvallen op de instructies van de Belastingdienst of hulp inschakelen van een boekhouder.
In Nederland gelden in 2025 drie verschillende btw-tarieven:
Welke btw je in rekening brengt, hangt dus af van je product of dienst. Op je facturen moet je altijd het juiste tarief vermelden. De btw wordt berekend over de prijs van het product of de dienst die je levert.
Als je diensten levert, moet je het juiste btw-tarief toepassen op de dienst. Bijvoorbeeld: lever je een adviesdienst, dan rekent je meestal 21% btw, terwijl je voor een kappersdienst 9% btw rekent.
Stel dat je een dienst levert van €1.000 excl. btw met het hoge tarief van 21%. Dan bereken je:
Om dit snel en foutloos te doen, kun je gebruikmaken van onze btw-berekenen tool. Hiermee bereken je binnen 30 seconden het btw-bedrag over een aankoop of factuur. Je kiest eenvoudig het juiste tarief en ziet precies hoeveel je moet betalen of in rekening brengen.
Kortom: het toepassen van het juiste btw-tarief is essentieel voor je administratie en je aangifte omzetbelasting.
Een belangrijk voordeel van ondernemer zijn is dat je de btw die je zelf betaalt over zakelijke uitgaven kunt aftrekken. Btw is een belasting die je kunt verrekenen met de btw die je van je klanten ontvangt. Dit wordt ook wel de voorbelasting genoemd. Bij je btw-aangifte verreken je deze btw met de btw die je van je klanten hebt ontvangen.
De Belastingdienst geeft informatie over het toepassen van voorbelasting en aftrek.
Stel dat je in een kwartaal €5.000 omzet draait en daarover €1.050 btw (21%) factureert aan je klanten. Tegelijk koop je een laptop voor je bedrijf van €1.000 excl. btw en betaal je €210 btw. Bij je btw-aangifte mag je die €210 aan voorbelasting aftrekken van de €1.050 ontvangen btw. Je hoeft dus maar €840 aan de Belastingdienst te betalen.
Door slim gebruik te maken van de btw-aftrek, verlaag je het bedrag dat je uiteindelijk aan de Belastingdienst betaalt. Dit maakt een goed bijgehouden administratie extra belangrijk.
Niet elke ondernemer hoeft btw te berekenen of af te dragen. Er bestaan namelijk vrijstellingen en regelingen die dit eenvoudiger maken. Zo geldt voor de kleineondernemersregeling (KOR) dat de omzetdrempel van €20.000 per kalenderjaar wordt bekeken.
Buitenlandse ondernemers die in Nederland actief zijn, moeten Nederlandse btw afdragen.
Sommige sectoren zijn volledig vrijgesteld van btw. Denk bijvoorbeeld aan medische zorg, onderwijs en kinderopvang. Als je binnen een btw-vrijgestelde sector valt, hoef je geen btw te rekenen op je facturen, maar mag je ook geen btw aftrekken op je zakelijke kosten.
Daarnaast kunnen kleine ondernemers gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Dit is een btw-vrijstelling voor ondernemers die jaarlijks minder dan €20.000 omzet draaien. Als je deelneemt aan de KOR:
De regeling is dus handig voor ondernemers met beperkte omzet en veel particuliere klanten. Voor bedrijven die juist veel zakelijke kosten hebben, kan de KOR nadelig zijn omdat je geen btw mag terugvragen.
Kortom: de keuze om een btw-vrijstelling of de KOR te gebruiken hangt af van je omzet, klantenkring en kostenstructuur.
Wanneer je zaken doet met klanten of leveranciers in het buitenland, krijg je vaak te maken met btw verleggen. Bij internationale handel is de leverancier vaak verantwoordelijk voor het aangeven van de btw. Dit betekent dat niet jij, maar de afnemer de btw moet aangeven en afdragen in het betreffende land. Het is belangrijk dat je als ondernemer de juiste aangifte doet bij btw-verlegging.
Lever je producten of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land? Dan pas je meestal het 0%-tarief toe en zet je op de factuur dat de btw is verlegd. Je klant geeft vervolgens in zijn land de btw aan. Voorwaarde is wel dat je klant een geldig btw-nummer heeft, dat je kunt controleren via het VIES-systeem van de Europese Commissie.
Exporteer je goederen naar landen buiten de EU, dan geldt ook het 0%-tarief. Je vermeldt dit op de factuur en bewaart bewijs van export.
Koop je producten of diensten in een ander EU-land? Dan wordt de btw vaak naar jou verlegd. Je geeft de btw aan in je Nederlandse aangifte en mag deze, als het zakelijke kosten betreft, meestal direct als voorbelasting aftrekken.
Kortom: bij btw verleggen gaat het niet om extra belasting, maar om de juiste verwerking in je administratie en aangifte.
Na het indienen van je btw-aangifte weet je hoeveel je moet betalen of terugkrijgt. Dit bedrag verreken je met de Belastingdienst. De Belastingdienst communiceert de uiterste betaaldata waarop je de btw moet betalen na het indienen van je aangifte.
Staat er een bedrag open? Dan moet je dit uiterlijk op de deadline hebben betaald. Je kunt dit doen via internetbankieren met de betaalgegevens die de Belastingdienst in het ondernemersportaal aangeeft. Vergeet niet het juiste betalingskenmerk te gebruiken, zodat je betaling goed wordt verwerkt.
Heb je meer btw aftrek (voorbelasting) dan ontvangen btw? Dan krijg je het verschil teruggestort op je zakelijke rekening. Dit gebeurt meestal binnen enkele weken na de aangifte.
Als je te laat bent met betalen of indienen, kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag opleggen. Dit betekent dat je alsnog de btw moet betalen, vaak met een boete of rente erbovenop
Kortom: zorg dat je je btw-aangifte niet alleen tijdig indient, maar ook dat de betaling op tijd bij de Belastingdienst binnen is.
Je logt in op het ondernemersportaal van de Belastingdienst of gebruikt boekhoudsoftware. Daar vul je je omzet, betaalde btw en voorbelasting in. Het systeem berekent wat je moet betalen of terugkrijgt.
In 2025 moet je btw-aangifte per kwartaal doen vóór de laatste dag van de maand na het kwartaal: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari 2026.
Voor een eenmanszaak werkt btw-aangifte hetzelfde als voor andere ondernemingen. Je geeft aan hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en welke btw je mag aftrekken. Het verschil betaal je of krijg je terug.
Als zzp’er doe je via het ondernemersportaal of je boekhoudpakket aangifte. Je hebt hiervoor je facturen en bonnetjes nodig om de btw juist te berekenen.
Na je inschrijving ontvang je een btw-nummer van de Belastingdienst. Met dit nummer doe je je eerste aangifte. Je geeft je omzet en voorbelasting door en betaalt of ontvangt het saldo.
Het bedrag moet uiterlijk op de deadline van je aangifte zijn betaald, dus op de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal.
Als je te laat bent, kun je een boete krijgen en een naheffingsaanslag ontvangen. Dit betekent dat je alsnog btw moet betalen, vaak met rente en extra kosten.
Bij inkopen uit een ander EU-land wordt de btw meestal naar jou verlegd. Je geeft deze aan in je Nederlandse aangifte, en mag die vaak direct aftrekken als voorbelasting.
Het doen van btw-aangifte is voor iedere ondernemer verplicht. Of je nu startende zzp’er bent of al jaren een onderneming runt, je moet ieder kwartaal (of soms maandelijks of jaarlijks) doorgeven hoeveel btw je hebt ontvangen en welke btw je kunt aftrekken. Met de juiste voorbereiding – facturen verzamelen, kosten bijhouden en op tijd indienen – is de aangifte goed te overzien.
Door slim gebruik te maken van regelingen zoals de btw-vrijstelling (KOR) en het correct toepassen van btw aftrek, betaal je nooit meer dan nodig. Werk je internationaal, dan helpt het goed toepassen van btw verleggen om dubbele belasting te voorkomen.
Kortom: btw-aangifte doen hoeft geen last te zijn. Met overzicht in je administratie en de juiste hulpmiddelen houd je grip op je btw en voorkom je boetes.
Wil je snel weten hoeveel btw je moet rekenen of betalen op een factuur?
👉 Gebruik de gratis btw-berekenen tool en zie binnen 30 seconden het juiste bedrag bij 21%, 9% of 0%.
Wil je daarnaast zeker weten dat je je administratie en aangifte goed organiseert? Doe dan ook de gratis Ondernemerscheck en ontdek welke verplichtingen en voordelen voor jou gelden.
