September 12, 2025
Ontdek hoe lang je je administratie moet bewaren en krijg praktische tips voor een veilige bewaartermijn. Lees het artikel voor meer informatie!
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie te bewaren. Maar hoe lang precies? De meeste gegevens moet je 7 jaar bewaren, terwijl sommige onderdelen, zoals gegevens over onroerende zaken en bepaalde elektronische diensten, zelfs 10 jaar bewaren verplicht zijn. Veel ondernemers twijfelen: wat moet ik precies bewaren, mag ik digitaal opslaan, en welke administratie mag ik in 2025 eindelijk weggooien?
Voor particulieren geldt dat er geen wettelijke bewaarplicht is voor de financiële administratie. Toch is het verstandig om belangrijke gegevens 5 jaar te bewaren, omdat de Belastingdienst tot 5 jaar na kan vorderen. Zo voorkom je problemen als er later nog vragen komen over je belastingaangifte.
In dit artikel lees je alles over de bewaarplicht administratie, de uitzonderingen en de regels van de Belastingdienst. We leggen uit welke financiële administratie je minimaal moet aanhouden, welke documenten een langere bewaartermijn hebben en hoe je slim kunt omgaan met het bewaren van je boekhouding.
.svg)
De bewaarplicht administratie is een wettelijke verplichting die door de Belastingdienst wordt opgelegd. Als ondernemer moet je je administratieve gegevens gedurende een bepaalde periode beschikbaar houden, zodat de fiscus kan controleren of je aangiften – zoals de btw aangifte en de belastingaangifte – correct zijn ingevuld.
De hoofdregel is dat je je financiële administratie minimaal 7 jaar moet bewaren. Dit wordt ook wel de wettelijke bewaartermijn genoemd. De bewaarplicht geldt voor vrijwel alle ondernemers, ongeacht de grootte van de onderneming.
Deze regel maakt deel uit van de bredere fiscale bewaarplicht. Dat betekent dat je niet alleen je boekhouding, maar ook bijbehorende documenten, overeenkomsten en ondersteunende gegevens moet bewaren. Denk hierbij aan facturen, bankafschriften en contracten.
Je kunt met de Belastingdienst schriftelijke afspraken maken over de vorm waarin en de manier waarop je gegevens bewaart, bijvoorbeeld digitaal of op papier. Zo kun je vastleggen hoe en hoelang je bepaalde gegevens bewaart, mits de basisgegevens altijd 7 jaar beschikbaar blijven.
Het doel van de bewaarplicht is dat de Belastingdienst jouw administratie kan controleren binnen de periode waarin zij gerechtigd zijn om belasting te navorderen of te corrigeren.
De algemene regel van de wettelijke bewaarplicht is dat je je administratie 7 jaar moet bewaren. Dit betekent dat vrijwel alle financiële administratie minimaal zeven jaar toegankelijk en controleerbaar moet blijven. De Belastingdienst kan in die periode namelijk een controle uitvoeren of navorderingen doen.
Onder de standaardregel vallen onder andere:
Het maakt niet uit of je deze gegevens op papier of digitaal bewaart. Zolang de informatie in de originele staat beschikbaar is en binnen een redelijke termijn kan worden aangeleverd, voldoe je aan de wettelijke bewaarplicht administratie.
Kortom: voor de meeste ondernemers geldt dat ze hun complete boekhouding bewaren moeten voor een periode van 7 jaar.
Naast het bewaren van je gegevens ben je als ondernemer ook verplicht je administratie bij te houden. Dat betekent dat je gedurende het jaar al je inkomsten, uitgaven en overige administratieve gegevens zorgvuldig vastlegt. Dit vormt de basis van je financiële administratie, waaruit je je btw aangifte en je jaarlijkse belastingaangifte kunt doen.
Het administratie bewaren begint dus met het goed administratie bijhouden. Alleen zo kun je voldoen aan de eisen van de wettelijke bewaarplicht. Voorbeelden van gegevens die je moet vastleggen en bewaren zijn:
Je mag kiezen of je je financiële administratie op papier of digitaal bijhoudt. Digitaal bewaren wordt steeds gebruikelijker, zolang je bestanden volledig, controleerbaar en in de juiste vorm blijven. Let op dat je alles in de originele staat bewaart en dat de gegevens altijd toegankelijk zijn bij een controle van de Belastingdienst.
Kortom: de bewaarplicht begint bij het netjes en compleet bijhouden van je administratie en eindigt bij het correct bewaren van de boekhouding voor minimaal zeven jaar.
Hoewel de standaardregel is dat je je administratie 7 jaar moet bewaren, zijn er ook uitzonderingen waarbij de bewaartermijn langer is. Voor sommige administratieve gegevens geldt namelijk dat je ze 10 jaar bewaren moet.
Dit geldt vooral voor:
De reden voor deze langere termijn is dat de Belastingdienst bij deze onderdelen vaak een bredere en complexere controle uitvoert. Denk aan btw-verplichtingen die doorlopen of aan internationale verplichtingen binnen de EU.
Naast deze uitzonderingen is het mogelijk om voor sommige overige gegevens een kortere bewaartermijn af te spreken met de Belastingdienst. Dit kan bijvoorbeeld gaan om bankafschriften, contracten, agenda’s of rittenregistratie. Zulke afspraken over een kortere bewaartermijn moeten schriftelijk worden vastgelegd en gelden alleen voor fiscale doeleinden.
Het is dus belangrijk dat je weet welke onderdelen van je financiële administratie bewaren verplicht is voor 10 jaar. Dit voorkomt problemen bij een latere controle of discussie met de Belastingdienst.
De bewaarplicht administratie klinkt eenvoudig, maar roept in de praktijk vaak vragen op. Want welke documenten vallen er nu precies onder, en in welke vorm moet je ze bewaren? Voor een kleine administratie gelden soms andere regels, bijvoorbeeld als je digitale bestanden afdrukt en fysiek bewaart.
Denk hierbij aan facturen, contracten, klantgegevens, diensten en tussentijds gemaakte controleberekeningen. Deze gegevens zijn allemaal onderdeel van de administratie die je moet bewaren.
Onder de zakelijke administratie bewaren vallen onder andere:
Je mag je administratie zowel op papier als digitaal opslaan. Je mag dus kiezen of je je administratie digitaal of op papier bewaart, afhankelijk van de afspraken die je met de Belastingdienst maakt. Digitaal bewaren wordt steeds vaker gebruikt en is toegestaan, zolang de gegevens in de originele staat blijven en de Belastingdienst ze eenvoudig kan controleren. Bewaar bestanden dus in een vast format en zorg dat back-ups beschikbaar zijn.
De Belastingdienst kan binnen de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar, of in sommige gevallen tien jaar, jouw administratie opvragen. Bij een controle moeten de gegevens volledig en overzichtelijk worden aangeleverd. Kun je dit niet, dan loop je het risico op correcties of boetes.
Kortom: in de praktijk betekent de bewaarplicht dat je allemaal bewaren moet wat de basis vormt van je boekhouding, en dat je deze gegevens altijd toegankelijk moet houden.
De meeste ondernemers vragen zich af: welke delen van de boekhouding bewaren moet ik verplicht, en wat mag ik na verloop van tijd weggooien? De hoofdregel blijft dat je je administratie 7 jaar moet bewaren. Na die periode mag je veel gegevens verwijderen, tenzij de Belastingdienst nog bezig is met een onderzoek of navordering. Na het verstrijken van de bewaartermijn hoef je alleen nog gegevens te bewaren die wettelijk langer bewaard moeten worden.
In 2025 mag je in principe de administratie uit 2017 en eerder weggooien, mits er geen openstaande verplichtingen meer zijn. Bij gegevens over onroerende zaken of elektronische diensten geldt echter de regel dat je ze 10 jaar bewaren moet.
Kortom: door je administratie netjes op te schonen na de bewaartermijn, houd je overzicht en voldoe je aan de wettelijke bewaarplicht.
De wettelijke bewaarplicht is er niet voor niets: de Belastingdienst moet jouw cijfers kunnen controleren. Bij een controle kan de Belastingdienst ook legitimatie vragen van betrokkenen. Binnen de periode van 7 jaar bewaren, en in sommige gevallen 10 jaar bewaren, kan de fiscus je vragen om je volledige administratie te tonen.
De Belastingdienst mag normaal gesproken tot 5 jaar terug belasting navorderen. Voor de btw en loonheffingen geldt vaak een termijn van 5 jaar, maar bij fraude of verzwegen inkomsten kan dit zelfs langer zijn. Voor de inkomstenbelasting kan de Belastingdienst in de regel 5 jaar terug belasting corrigeren, maar ook hier zijn uitzonderingen.
Als je administratie niet compleet is of niet aan de wettelijke bewaartermijn voldoet, kan de Belastingdienst schattingen maken en correcties opleggen. Dit kan leiden tot naheffingen, boetes en rente. Daarom is het essentieel dat je altijd voldoet aan de bewaarplicht administratie.
Door je financiële administratie bewaren en slim in te richten, maak je controles eenvoudiger. Hoe overzichtelijker en completer jouw gegevens zijn, hoe kleiner de kans op problemen met de Belastingdienst.
Je moet gegevens over onroerende zaken, zoals koopakten en verbouwingsfacturen, en gegevens over elektronische diensten en telecommunicatiediensten binnen de EU 10 jaar bewaren. Deze langere termijn geldt omdat de Belastingdienst meer tijd nodig heeft om deze transacties te kunnen controleren.
De hoofdregel is 7 jaar bewaren voor de meeste administratie. Voor specifieke onderdelen, zoals onroerende zaken en bepaalde diensten, geldt echter een termijn van 10 jaar bewaren.
In 2025 mag je in principe alle administratie uit 2017 en eerder weggooien, mits er geen openstaande verplichtingen, lopende procedures of bijzondere afspraken met de Belastingdienst zijn.
Nee, er bestaat geen algemene bewaarplicht van 5 jaar. De wettelijke termijn is 7 jaar bewaren, met uitzonderingen van 10 jaar. De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen, maar dat betekent niet dat je je administratie na 5 jaar mag weggooien.
In 2025 mag je de administratie uit 2017 verwijderen, tenzij je verplicht bent bepaalde onderdelen, zoals gegevens over onroerende zaken, 10 jaar bewaren.
Ja, maar alleen als de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Gooi nooit administratie eerder weg, want bij een controle moet je kunnen aantonen dat je administratie volledig en correct is.
De fiscale bewaarplicht van 7 jaar is bedoeld zodat de Belastingdienst voldoende tijd heeft om jouw aangiften, zoals de btw aangifte en inkomstenbelasting, te controleren.
De termijn van 7 jaar bewaren sluit aan bij de periode waarin de Belastingdienst belasting kan navorderen of corrigeren. Zo kan de fiscus ook jaren later nog onderzoek doen.
Naast gegevens over onroerende zaken moet je ook documenten over elektronische diensten en bepaalde EU-transacties 10 jaar bewaren.
Van je salarisadministratie moet je onder andere loonstroken, arbeidscontracten en gegevens van werknemers 7 jaar bewaren. Bepaalde onderdelen, zoals kopieën van identiteitsbewijzen, mag je korter bewaren (5 jaar).
De wettelijke bewaartermijn is minimaal 7 jaar voor de meeste administratie, met uitzonderingen van 10 jaar. Dit is vastgelegd in de wettelijke bewaarplicht voor ondernemers.
De Belastingdienst kan doorgaans 5 jaar terug belasting navorderen voor btw en inkomstenbelasting. Bij fraude of onvolledige aangiften kan de termijn langer zijn. Daarom is het belangrijk dat je je administratie bewaren doet conform de regels.
Tip: Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over de bewaartermijn en de wijze van bewaren van administratieve gegevens. Leg deze afspraken altijd schriftelijk vast, zodat je zeker weet dat je voldoet aan de fiscale regelgeving.
De regels voor de bewaarplicht administratie lijken misschien eenvoudig, maar de praktijk laat zien dat er veel nuances zijn. Voor de meeste gegevens geldt de regel van 7 jaar bewaren, terwijl je specifieke onderdelen, zoals gegevens over onroerende zaken en elektronische diensten, zelfs 10 jaar bewaren moet. Dat betekent dat je in 2025 de administratie uit 2017 veilig kunt weggooien, maar andere gegevens nog langer moet bewaren.
Goed omgaan met je financiële administratie en het zorgvuldig bewaren van je financiële gegevens is niet alleen verplicht, maar draagt ook bij aan het overzicht en de grip op je onderneming. Dit scheelt bovendien stress bij een controle van de Belastingdienst.
Twijfel je of je voldoet aan de wettelijke bewaarplicht administratie of wil je zeker weten welke administratie je mag weggooien in 2025?
👉 Doe de gratis Ondernemerscheck en ontdek direct of jouw administratie en bewaartermijnen goed geregeld zijn.
Coen is oprichter van Belastingscan en fiscalist met een passie voor technologie. Hij helpt particulieren, ondernemers en DGA’s om helder inzicht te krijgen in hun fiscale situatie.
