September 12, 2025
Ontdek de belangrijkste aspecten van de btw-factuur. Leer wat je moet weten om compliant te zijn en je administratie te optimaliseren. Lees meer!
Als ondernemer ben je verplicht om bij vrijwel elke levering of dienst een correcte btw factuur uit te reiken. Dit document is niet alleen belangrijk voor je klant, maar ook voor jouw eigen administratie en de btw aangifte. Op een factuur moeten altijd bepaalde gegevens staan, zoals het btw bedrag, het toegepaste btw tarief en je btw nummer.
Op een btw factuur moet altijd de volledige naam en het adres van de afnemer vermeld worden. De handelsnaam in combinatie met het adres, zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel, moet duidelijk op de factuur staan. Let er ook op dat elk factuurnummer uniek is en mag maar 1 keer voorkomen.
Een foutieve factuur kan leiden tot problemen bij een controle van de Belastingdienst of zelfs tot boetes. Het is daarom essentieel dat je facturen maakt die aan alle wettelijke eisen voldoen, of je dit nu handmatig doet of via een boekhoudprogramma.
In dit artikel lees je wat er minimaal op een btw factuur moet staan, hoe je correct het btw bedrag en btw tarief vermeldt, welke aanvullende factuureisen gelden bij internationale handel en waarom digitaal factureren steeds vaker de norm is.
Een btw factuur is een factuur waarop de omzetbelasting (btw) correct wordt vermeld. Dit document is verplicht bij bijna alle leveringen en diensten die je als ondernemer verricht. Je bent verplicht een btw factuur op te maken wanneer je goederen levert of diensten levert aan je klanten. Voor jouw klant is de factuur het bewijs dat er btw in rekening is gebracht, en voor jou vormt het de basis om de btw te kunnen afdragen of terugvragen bij de btw aangifte.
Een btw factuur verschilt van een gewone factuur omdat er extra gegevens op moeten staan. Zo moet altijd duidelijk zijn wat het btw bedrag is en welk btw tarief is toegepast. Daarnaast moeten zowel jouw btw nummer als dat van je klant (in bepaalde gevallen, zoals bij internationale handel) correct vermeld worden.
Op een factuur staat dus niet alleen de prijs voor de geleverde producten of diensten, maar ook alle gegevens die de Belastingdienst nodig heeft om te controleren of de btw correct is berekend. Als deze gegevens ontbreken of foutief zijn, kan dit leiden tot correcties of boetes.
Kortom: een btw factuur is een officieel document dat voldoet aan specifieke eisen en onmisbaar is voor zowel je klant als voor jouw eigen administratie.
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er op een btw factuur moet staan. Zo moet zowel de juridische naam als het volledige adres van zowel de leverancier als de afnemer op de factuur vermeld worden. Daarnaast is het opnemen van een ander kenmerk, zoals een referentie of ordernummer, aan te raden om facturen eenvoudig te kunnen koppelen aan de administratie. Correcte identificatie van afnemers is essentieel voor de juiste toepassing van de btw-regels. Deze gegevens zijn nodig om de factuur te gebruiken in de administratie van zowel jou als je klant, en om de btw correct te kunnen verwerken bij de btw aangifte.
Een btw factuur moet minimaal bevatten:
Voor kleine bedragen tot €100 of voor creditnota’s mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken. Hierop hoeft minder informatie te staan, maar nog steeds altijd het btw bedrag, het btw tarief en een duidelijke omschrijving van de levering of dienst. Op een vereenvoudigde factuur moeten altijd de onderstaande gegevens vermeld worden.
Door aan deze eisen te voldoen, weet je zeker dat jouw facturen maken volgens de regels gebeurt en dat je klant recht heeft op aftrek van de in rekening gebrachte btw.
Kortom: zorg dat op elke btw factuur alle verplichte gegevens staan, zodat de factuur geldig is voor de Belastingdienst en voldoet aan de wettelijke eisen.
Op elke btw factuur moet duidelijk staan welk btw tarief is toegepast en hoe het btw bedrag is berekend. Het totaalbedrag op de factuur vormt de vergoeding voor de geleverde goederen of diensten, exclusief en inclusief btw. In Nederland zijn er drie btw-tarieven: het hoge tarief van 21%, het lage tarief van 9% en het 0%-tarief.
De Belastingdienst eist dat je het bedrag exclusief btw en het toegepaste btw bedrag apart vermeldt. Daarnaast moet je bij de omschrijving van de geleverde goederen of diensten ook de omvang ervan duidelijk vermelden, zodat helder is wat en hoeveel er precies geleverd is. Daarna tel je deze bij elkaar op tot het totaalbedrag inclusief btw. Lever je meerdere producten of diensten met verschillende tarieven, dan moet je per tarief een aparte berekening maken.
Een voorbeeld:
Kortom: een correcte factuur laat altijd zien welk btw tarief is toegepast, hoe het btw bedrag is berekend, de omvang ervan en welk totaalbedrag de klant moet betalen. Zo voldoe je aan de regels en voorkom je problemen bij je btw aangifte.
Naast de standaardregels zijn er ook aanvullende factuureisen die gelden in specifieke situaties, zoals internationale handel of het leveren van bepaalde diensten. Ook andere ondernemers die jouw factuur ontvangen, zijn verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid ervan voor hun eigen btw-aangifte.
Een foutieve factuur voldoet niet aan de eisen van de Belastingdienst en kan daardoor worden afgekeurd bij een controle. Het gevolg: de klant mag de btw niet aftrekken en jij loopt risico op naheffingen of boetes.
Fouten mag je niet zomaar corrigeren in je administratie. Je moet een creditfactuur opstellen die verwijst naar de oorspronkelijke factuur en het foutieve bedrag herstelt. Pas daarna maak je eventueel een nieuwe, correcte factuur.
Kortom: door te voldoen aan de aanvullende factuureisen en fouten correct te herstellen met een creditfactuur, houd je je administratie sluitend en voorkom je problemen met de Belastingdienst.
De btw-aangifte vormt de onmisbare schakel tussen jouw facturen en de Belastingdienst. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om periodiek aangifte te doen van de verschuldigde btw over je omzet, en kun je de voorbelasting aftrekken die je zelf hebt betaald. Een correcte btw-aangifte zorgt ervoor dat je voldoet aan je fiscale verplichtingen en voorkomt problemen of boetes achteraf. De gegevens op je facturen – zoals het btw bedrag, het toegepaste btw tarief en het btw identificatienummer – zijn hierbij essentieel. Alleen met een juiste administratie kun je de btw correct berekenen en verantwoorden richting de Belastingdienst.
Voor het invullen van je btw-aangifte zijn je facturen het belangrijkste uitgangspunt. Zowel de facturen die je aan klanten uitreikt als de facturen die je zelf ontvangt, moeten voldoen aan alle wettelijke eisen. Denk hierbij aan het duidelijk vermelden van het btw bedrag, het juiste btw tarief en het btw identificatienummer. Ook vereenvoudigde facturen, bijvoorbeeld voor kleine bedragen, moeten deze kerngegevens bevatten. Door al je facturen zorgvuldig te bewaren en te controleren op volledigheid, zorg je ervoor dat je bij de btw-aangifte geen bedragen mist en dat je aangifte klopt met de werkelijkheid. Zo voorkom je dat je te veel of te weinig btw afdraagt en voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst.
Het belang van correcte facturen voor je btw-aangifte kan niet genoeg benadrukt worden. Alleen facturen die aan alle wettelijke eisen voldoen, geven recht op btw-aftrek en zorgen ervoor dat je aangifte door de Belastingdienst wordt geaccepteerd. Een foutieve factuur – bijvoorbeeld met een verkeerd btw tarief, een ontbrekend btw identificatienummer of een onvolledig adres – kan ertoe leiden dat de afnemer geen voorbelasting mag aftrekken en dat jij als ondernemer een boete krijgt. Controleer daarom altijd of je facturen voldoen aan de actuele factuureisen, zeker als je te maken hebt met verschillende btw tarieven, aanvullende factuureisen bij internationale handel of intracommunautaire leveringen.
Let ook op de uiterste factuurdatum: bij leveringen aan andere EU-landen moet je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering uitreiken. Werk je met fiscale eenheden of digitale facturen, dan gelden er soms aanvullende eisen, zoals het vermelden van het postbusnummer, de volledige adresgegevens en de juridische naam van de afnemer. Ook bij digitaal factureren is het belangrijk dat je facturen op tijd uitreikt en bewaart, zodat je bij een controle altijd kunt aantonen dat je aan de eisen voldoet.
Tot slot: een correcte factuur is de basis voor een juiste btw-aangifte en een soepele administratie. Door te letten op de verschillende btw tarieven, aanvullende factuureisen en de juiste verwerking van voorbelasting, voorkom je problemen met de Belastingdienst en zorg je ervoor dat je onderneming fiscaal gezond blijft. Bewaar daarom al je facturen zorgvuldig, controleer ze op volledigheid en dien je btw-aangifte altijd op tijd in. Zo houd je grip op je administratie en voorkom je onaangename verrassingen.
Doe je zaken met klanten in andere EU-landen? Dan gelden er speciale regels voor je btw factuur. Bij internationale handel is het belangrijk om de volgende gegevens te vermelden, waaronder het volledige en onderneming feitelijk vestigingsadres van de onderneming. Deze leveringen worden intracommunautaire leveringen genoemd.
Bij een levering aan een ondernemer in een ander EU-land breng je 0% btw tarief in rekening. Voorwaarde is wel dat:
Op de factuur moet je duidelijk vermelden dat de btw is verlegd naar de afnemer, bijvoorbeeld met de tekst: “btw verlegd”.
Bij export naar landen buiten de EU geldt vaak ook het 0% btw tarief, mits je kunt aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Voor diensten buiten de EU gelden aparte regels, afhankelijk van het type dienst en het land van de klant.
Alle intracommunautaire leveringen moeten apart worden vermeld in je btw aangifte en in de opgaaf ICP (IntraCommunautaire Prestaties). Zonder correcte facturen loop je het risico dat de Belastingdienst het 0%-tarief niet accepteert.
Kortom: bij intracommunautaire leveringen en internationale handel is het cruciaal dat je facturen voldoen aan de aanvullende eisen en dat je altijd het juiste btw nummer en btw-verleggingsaanduiding vermeldt.
Steeds meer ondernemers kiezen voor digitaal factureren. Een digitale factuur is net zo rechtsgeldig als een papieren factuur, mits deze voldoet aan dezelfde wettelijke eisen. Dit betekent dat alle verplichte gegevens – zoals het btw bedrag, het toegepaste btw tarief en je btw nummer – duidelijk op de digitale factuur moeten staan.
Bij digitale facturen moet, als er sprake is van een vooruitbetaling, ook de datum van vooruitbetaling op de factuur worden vermeld. Vooruitbetalingen vereisen altijd het uitreiken van een factuur, en dit geldt ook voor digitale facturen.
Kortom: digitaal factureren is een moderne en efficiënte manier om je administratie te organiseren, zolang je digitale facturen voldoen aan alle wettelijke eisen.
Het facturen maken is een dagelijkse taak voor veel ondernemers. Je maakt een factuur op wanneer je goederen levert of diensten levert, en je brengt daarbij btw in rekening. Of je dit nu handmatig doet of via een boekhoudprogramma, je moet ervoor zorgen dat je facturen altijd voldoen aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst.
Naast het correcte btw bedrag en het juiste btw tarief, moet een factuur ook:
Door een factuur volledig en correct op te stellen, weet je zeker dat deze geldig is voor je eigen btw aangifte en dat je klant de btw kan aftrekken. Werk je met een boekhoudprogramma, dan worden veel van deze gegevens automatisch ingevuld, wat de kans op fouten verkleint.
Kortom: zorg dat je bij het facturen maken niet alleen let op de btw, maar ook op de andere eisen die de wet stelt. Alleen zo weet je zeker dat je facturen aan alle regels voldoen.
Een btw factuur moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Dat betekent dat er altijd een factuurdatum, een uniek nummer, jouw gegevens en die van de klant, een duidelijke omschrijving, het toegepaste btw tarief en het afzonderlijke btw bedrag op moeten staan.
Je maakt een factuur door alle verplichte gegevens in te vullen en het juiste btw bedrag te berekenen op basis van het toegepaste tarief (21%, 9% of 0%). Dit kan handmatig, maar de meeste ondernemers gebruiken een boekhoudprogramma dat automatisch het btw-tarief toevoegt.
Een btw factuur is een officiële factuur waarop btw wordt vermeld. Dit document is verplicht bij de meeste leveringen en diensten en vormt de basis voor de btw aangifte.
Een factuur met 9% btw geldt bijvoorbeeld voor voedingsmiddelen, boeken en bepaalde diensten. Een factuur met 21% btw geldt voor de meeste producten en diensten. Soms kunnen beide tarieven op één factuur voorkomen.
De Belastingdienst eist dat een factuur compleet, juist en controleerbaar is. Dat betekent: correcte gegevens van leverancier en klant, een uniek factuurnummer, duidelijke omschrijving van de levering, het toegepaste btw tarief en het afzonderlijke btw bedrag.
Ja, in principe mag je ook na 2 jaar nog een factuur sturen. Let wel op dat de verjaringstermijn van vorderingen meestal 5 jaar is. Voor de btw geldt dat deze in de periode van levering of dienst in de aangifte moet worden verwerkt.
Ja, jouw eigen btw nummer moet altijd op de factuur staan. Bij internationale handel (bijvoorbeeld bij intracommunautaire leveringen) moet vaak ook het btw-nummer van de klant vermeld worden.
Ontbreekt het btw-nummer, dan voldoet de factuur niet aan de eisen van de Belastingdienst. Dit kan betekenen dat je klant de btw niet mag aftrekken en jij risico loopt op correcties of boetes.
Ja, dat mag. Je bent als zzp’er of ondernemer verplicht om een factuur te maken, ook als je geen KvK-inschrijving hebt. Wel moet je dan alle andere verplichte gegevens vermelden, waaronder je btw nummer.
Als zzp’er maak je een factuur door alle wettelijke factuureisen in te vullen: factuurdatum, factuurnummer, jouw gegevens, klantgegevens, omschrijving van de werkzaamheden, het bedrag exclusief btw, het btw bedrag en het totaal inclusief btw.
Bij internationale leveringen of specifieke diensten kun je de btw verleggen naar de klant. Je zet dan op de factuur “btw verlegd” en vermeldt het btw nummer van de klant. Jij brengt geen btw in rekening, maar de klant geeft dit zelf op in zijn aangifte.
Een correcte btw factuur is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook de sleutel tot een overzichtelijke administratie en een soepele btw aangifte. Door altijd het juiste btw bedrag, het toegepaste btw tarief en je btw nummer op te nemen, voorkom je fouten en gedoe met de Belastingdienst.
Voor internationale handel gelden extra regels, zoals bij intracommunautaire leveringen, en ook bij digitaal factureren moet je facturen aan alle eisen voldoen. Hoe beter je facturen kloppen, hoe minder risico je loopt op correcties of boetes en hoe professioneler je naar je klanten overkomt.
Wil jij zeker weten dat je facturen voldoen aan alle aanvullende factuureisen en dat je administratie helemaal klopt voor de Belastingdienst?
👉 Doe de gratis Ondernemerscheck en ontdek direct hoe jij jouw facturen en btw-administratie slimmer kunt regelen.
Coen is oprichter van Belastingscan en fiscalist met een passie voor technologie. Hij helpt particulieren, ondernemers en DGA’s om helder inzicht te krijgen in hun fiscale situatie.
