September 12, 2025
Factureren is een essentieel onderdeel van je administratie. In 2025 gelden er duidelijke regels voor wat er op een factuur moet staan, hoe je btw verwerkt en hoe je zorgt dat klanten op tijd betalen. Met de juiste aanpak en tools bespaar je tijd én verklein je de kans op fouten of betalingsachterstanden.
Facturatie lijkt simpel, maar er komt meer bij kijken dan alleen een factuur sturen. Je moet voldoen aan wettelijke eisen, rekening houden met btw-regels en zorgen voor een goed overzicht van je inkomsten. Hieronder de vier bouwstenen van een goede facturatie:
Facturatie is de ruggengraat van je boekhouding. Zonder goed georganiseerde facturatie weet je niet hoeveel omzet je draait, loop je risico op fouten bij je btw-aangifte en is de kans groot dat betalingen te laat binnenkomen. In 2025 zijn de regels rondom factureren verder aangescherpt en digitalisering speelt een steeds grotere rol. In dit artikel lees je alles wat je moet weten om je facturatie op orde te krijgen en te houden.
Facturatie betekent dat je als ondernemer officiële verkoopfacturen opstelt en verstuurt voor geleverde producten of diensten. Dit is niet alleen een betalingsverzoek aan je klant, maar ook een belangrijk document voor je eigen administratie én de Belastingdienst. Iedere factuur moet daarom voldoen aan de wettelijke eisen. Denk aan je volledige bedrijfsgegevens, een uniek factuurnummer, een duidelijke omschrijving van de geleverde prestatie, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag zelf en het totaalbedrag inclusief btw.
Een correcte factuur is dus zowel een juridisch document als een financieel overzicht. Als je hier slordig mee omgaat, kan dat leiden tot naheffingen, boetes of zelfs problemen bij een belastingcontrole.
Een van de belangrijkste onderdelen van je facturen is de btw. In Nederland kennen we drie btw-tarieven in 2025: het hoge tarief van 21%, het lage tarief van 9% en vrijstelling voor bepaalde diensten. Daarnaast moet je rekening houden met verlegde btw bij internationale transacties binnen de EU. Ook leveringen buiten de EU hebben hun eigen btw-regels. Het correct toepassen en vermelden van btw is cruciaal om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Voor startende ondernemers is dit vaak een uitdaging. Een fout in het btw-tarief kan betekenen dat je geld moet terugbetalen of dat je te weinig hebt gefactureerd. Het gebruik van goede boekhoudsoftware helpt om btw automatisch correct toe te passen.
Een veelvoorkomend probleem bij ondernemers is dat facturen te laat of zelfs helemaal niet betaald worden. In 2025 geldt dat de wettelijke betaaltermijn standaard 30 dagen is, tenzij anders overeengekomen. Voor grote bedrijven die zaken doen met kleinere leveranciers geldt een maximum van 60 dagen. Het is daarom verstandig om duidelijke betaalafspraken op te nemen in je offertes en contracten.
Daarnaast is goed debiteurenbeheer belangrijk. Dat betekent dat je actief bijhoudt welke facturen nog openstaan, herinneringen verstuurt en eventueel incassomaatregelen neemt. Hoe sneller je opvolgt, hoe groter de kans dat je betaald krijgt. Veel softwarepakketten hebben automatische herinneringen, wat tijd scheelt en je cashflow verbetert.
Digitalisering is een van de grootste veranderingen in de wereld van facturatie. Waar vroeger papieren facturen of pdf-bestanden gebruikelijk waren, zien we in 2025 steeds meer e-facturen. Dit zijn digitale facturen die voldoen aan een gestandaardiseerd formaat en rechtstreeks in het boekhoudsysteem van de klant kunnen worden ingelezen. In Nederland wordt hiervoor vaak Peppol gebruikt, een Europees netwerk voor veilige en snelle e-facturatie.
E-facturatie is niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder. Er is minder kans op fouten en betalingen kunnen vaak sneller verwerkt worden. Bovendien is het bij leveringen aan de overheid vaak al verplicht om via Peppol te factureren. Het is dus slim om je hier tijdig op voor te bereiden.
Veel zzp’ers en kleine ondernemers maken hun facturen zelf, vaak met behulp van Excel of Word. Hoewel dat goedkoop lijkt, is het foutgevoelig en tijdrovend. Een kleine fout in de nummering of btw kan later grote problemen opleveren. Het gebruik van boekhoudsoftware maakt facturatie een stuk eenvoudiger: facturen worden automatisch genummerd, btw wordt goed berekend en betalingen worden gekoppeld aan je bankrekening.
Voor grotere bedrijven of ondernemers die weinig tijd hebben, kan het uitbesteden van facturatie aan een boekhouder of accountant een goede keuze zijn. Zij zorgen ervoor dat alle facturen voldoen aan de wettelijke eisen en koppelen dit direct aan de rest van je administratie.
De kosten van facturatie hangen af van je aanpak. Doe je het zelf met een simpel programma, dan zijn de kosten vaak beperkt tot een paar tientjes per maand. Gebruik je uitgebreide software met automatische koppelingen naar je bank, btw-aangifte en e-facturatie, dan liggen de kosten hoger. Besteed je de facturatie uit aan een boekhouder, dan betaal je vaak een vast bedrag per maand of een tarief per factuur. Het is belangrijk om deze kosten af te wegen tegen de tijd die je bespaart en de zekerheid die je krijgt.
Een goede factuur is duidelijk, volledig en voorzien van een korte betaaltermijn. Vermeld altijd je bankrekening, betalingskenmerk en de uiterste betaaldatum. Stuur facturen zo snel mogelijk na levering of afronding van een dienst. Hoe sneller de factuur bij de klant ligt, hoe groter de kans dat deze op tijd wordt betaald. Gebruik daarnaast software die automatische herinneringen kan sturen of bied klanten de mogelijkheid om direct online te betalen.
Facturatie is meer dan alleen het versturen van een factuur. Het is een proces dat je cashflow bepaalt, je administratie op orde houdt en waarmee je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Door te letten op verplichte gegevens, btw, betaaltermijnen en digitalisering zorg je ervoor dat je minder risico loopt en sneller betaald krijgt. Of je nu kiest voor zelf factureren met software of het uitbesteden aan een boekhouder, een goede facturatie-aanpak is onmisbaar voor elke ondernemer in 2025.
Coen is oprichter van Belastingscan en fiscalist met een passie voor technologie. Hij helpt particulieren, ondernemers en DGA’s om helder inzicht te krijgen in hun fiscale situatie.
