September 4, 2025
Ontdek praktische tips voor het opstellen van een effectieve offerte. Verbeter je kans op succes en leer wat je moet vermijden. Lees nu verder!
Een offerte is vaak het eerste serieuze contactmoment tussen jou en een nieuwe klant. Een offerte is een voorstel aan een mogelijke klant, waarin je inspeelt op de wensen en behoeften van deze potentiële opdrachtgever. Het document laat niet alleen zien welke prijs je rekent voor een opdracht, maar ook hoe professioneel je werkt en hoeveel vertrouwen een opdrachtgever in jou kan hebben. Een sterke offerte maakt het verschil tussen wel of geen opdracht: waar een simpele prijsopgave vooral een bedrag vermeldt, laat een goed opgestelde offerte zien dat je begrijpt wat de klant nodig heeft en hoe jij die behoefte invult.
Toch gaat het hier vaak mis. Ondernemers sturen soms een korte opsomming van prijzen zonder duidelijke omschrijving van de werkzaamheden of zonder de juiste juridische informatie. Opdrachtgevers vragen bovendien vaak meerdere offertes aan, dus het is belangrijk om snel en volledig te reageren. Het gevolg? Discussies over wat er wel of niet is afgesproken, onduidelijkheid over de geldigheid van de offerte of zelfs onbetaalde facturen. Een goede offerte gaat dus verder dan een prijs alleen: het is een instrument om vertrouwen op te bouwen, afspraken vast te leggen en een professionele indruk te maken.
In dit artikel ontdek je stap voor stap hoe je een offerte opstellen kunt die juridisch klopt, helder is voor de klant en je kansen vergroot om de opdracht ook echt binnen te halen. We bespreken wat er wettelijk verplicht is, hoe een offerte eruit moet zien, of je prijzen inclusief of exclusief btw vermeldt, en waarom je altijd je algemene voorwaarden mee moet sturen.
Bij het opstellen van een offerte is het belangrijk om de volgende punten te vermelden, zodat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen en duidelijkheid biedt aan de klant:
Een offerte is een schriftelijk voorstel waarin je als ondernemer aangeeft welke diensten of producten je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Een offerte is in feite een zakelijk voorstel waarin de details van opdrachten, zoals werkzaamheden, kosten en planning, duidelijk worden vastgelegd. Het is dus veel meer dan alleen een bedrag onderaan een document: een offerte legt de basis voor de samenwerking tussen jou en de klant. Zodra een klant een offerte accepteert, ontstaat er in principe een bindende overeenkomst. Daarom is het belangrijk dat je precies omschrijft wat je aanbiedt, zodat er later geen ruimte is voor misverstanden.
Let er altijd op dat je zorgvuldig een offerte opstelt, zodat alle afspraken over de opdrachten helder zijn en misverstanden worden voorkomen.
Veel ondernemers halen de begrippen offerte, prijsopgave en factuur door elkaar. Een offerte is een formeel voorstel dat een klant moet accepteren voordat er een overeenkomst ontstaat. Een prijsopgave is vaak vrijblijvender en wordt gebruikt om een snelle indicatie van de kosten te geven, zonder dat alle details zijn vastgelegd. In veel gevallen is een prijsopgave een vrijblijvend aanbod, wat betekent dat de klant de vrijheid heeft om wel of niet op het voorstel in te gaan. Een factuur daarentegen komt pas ná de opdracht: die gebruik je om betaling te vragen voor het werk dat je hebt geleverd.
Een goede offerte eruit zien betekent dat alle essentiële onderdelen duidelijk en overzichtelijk worden gepresenteerd. Denk aan je bedrijfs- en klantgegevens, een heldere omschrijving van de werkzaamheden, de totale prijs en de geldigheidsduur van het aanbod. Een professionele offerte heeft bovendien een vaste structuur en is opgesteld in je eigen huisstijl, zodat de klant direct ziet dat het document van jouw bedrijf komt. Let daarbij op de opmaak: een professionele en consistente opmaak draagt bij aan de uitstraling van je offerte en zorgt ervoor dat je bedrijfsimago behouden blijft, ook als je bijvoorbeeld een pdf-bestand verstuurt. Door netjes te werken en aandacht te besteden aan de presentatie, wek je vertrouwen en vergroot je de kans dat de klant je voorstel accepteert. Een goede offerte geeft daarnaast een goed beeld van de verwachtingen en details van de werkzaamheden.
Een offerte opstellen is meer dan het opsommen van prijzen. Het is jouw kans om een goede offerte te maken die niet alleen duidelijk en juridisch correct is, maar ook overtuigt. Een klant moet na het lezen van jouw voorstel precies weten wat je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Daarmee voorkom je misverstanden én laat je zien dat je professioneel te werk gaat.
Begin altijd met een duidelijke inleiding waarin je de vraag van de klant kort samenvat. Dit laat zien dat je goed hebt geluisterd en de behoefte begrijpt. Daarna beschrijf je de werkzaamheden of producten zo concreet mogelijk: welke diensten voer je uit, hoeveel tijd kost dit en welke materialen zijn inbegrepen? Vermeld ook wie verantwoordelijk is voor de benodigde materialen, zodat hierover geen misverstanden ontstaan. Vermijd vage termen als “diverse werkzaamheden” en kies voor specifieke omschrijvingen.
Vervolgens neem je de prijsopgave op. Vermeld hierbij of de prijs exclusief btw of inclusief btw is, zodat de klant precies weet welk bedrag er betaald moet worden. Geef daarnaast duidelijk het uurtarief aan als je op basis van uren werkt, zodat de klant weet hoe de prijs is opgebouwd. Zet ook duidelijk de geldigheidsduur van de offerte erbij – meestal dertig dagen – zodat je voorkomt dat een klant na maanden nog een beroep doet op oude prijzen.
Bij het offerte opstellen gelden er ook een aantal wettelijke verplichtingen. Zo moet een offerte aan bepaalde wettelijke eisen voldoen om juridische zekerheid te waarborgen. De offerte moet je bedrijfsgegevens bevatten, inclusief je KvK- en btw-nummer. Ook moeten de gegevens van de klant worden vermeld. Verder is het verstandig om altijd je algemene voorwaarden mee te sturen. In de algemene voorwaarden worden de rechten en plichten van beide partijen vastgelegd. Het vastleggen van deze plichten is belangrijk om misverstanden en risico's te voorkomen. Daarin leg je afspraken vast over betaling, garantie, aansprakelijkheid en geschillen. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je bij een conflict juridisch zwakker staat.
Een goede offerte maken betekent dat je niets aan het toeval overlaat. Elke offerte moet dezelfde basis bevatten, zodat je altijd professioneel en juridisch sterk voor de dag komt. Door duidelijke afspraken in de offerte op te nemen, help je bovendien om financiële risico's te beperken. Door een vaste structuur te gebruiken, laat je bovendien zien dat je zorgvuldig werkt en voorkom je discussies met je klant, zodat de klant weet waar hij aan toe is.
Begin met de bedrijfsgegevens van jou en je klant. Vermeld naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, KvK-nummer en je btw-nummer. Zorg ervoor dat je volledige en correcte contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres, opneemt; dit straalt professionaliteit uit en maakt het proces efficiënter. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar ontbreekt vaak in haastig gemaakte offertes. Deze gegevens zorgen ervoor dat het document juridisch herleidbaar is en dat er geen twijfel bestaat over de partijen die de overeenkomst aangaan.
Een belangrijk onderdeel van een offerte maken is de heldere omschrijving van wat je levert. Beschrijf concreet welke diensten je daadwerkelijk gaat uitvoeren of welke producten je levert. Vermeld duidelijk welk product wordt geleverd en wat de prijs per product is. Voeg ook details toe, zoals aantallen, materialen of uren. Hoe specifieker je bent, hoe kleiner de kans op misverstanden.
Een offerte is pas compleet met een duidelijke prijsopgave. Vermeld altijd of de prijs exclusief btw of inclusief btw is. Deze transparantie voorkomt dat klanten later verrast worden door een hoger bedrag op de factuur. Voor zakelijke klanten gebruik je vaak prijzen exclusief btw, terwijl particuliere klanten juist bedragen inclusief btw verwachten. Geef daarnaast duidelijk aan hoe wordt omgegaan met onvoorziene kosten, zodat beide partijen weten wat er gebeurt als er extra uitgaven ontstaan tijdens het project.
Geef aan wanneer de werkzaamheden starten en wat de verwachte opleverdatum is. Voeg daarnaast altijd een geldigheidsduur toe aan de offerte, bijvoorbeeld 30 dagen. Dit voorkomt dat een klant na maanden nog aanspraak maakt op oude prijzen of voorwaarden.
Tot slot hoort bij een complete offerte dat je je algemene voorwaarden mee stuurt. Hierin staan afspraken over betaling, garantie, aansprakelijkheid en geschillen. Het is verstandig om een verwijzing naar de algemene voorwaarden naast andere belangrijke documenten, zoals de offerte of het contract, op te nemen. Door ze mee te sturen, ben je juridisch beter beschermd en weet de klant precies waar hij aan toe is.
Een offerte voorbeeld is een handig hulpmiddel om te begrijpen welke onderdelen er in een professioneel document thuishoren. Het zorgt ervoor dat je op de juiste manier weet hoe je een offerte moet opstellen, doordat het de aanpak en methodiek verduidelijkt. Het geeft je houvast bij het opstellen van je eigen offertes en zorgt ervoor dat je niets belangrijks vergeet.
Een voorbeeld offerte begint altijd met de gegevens van je bedrijf en de klant. Daarna volgt een duidelijke omschrijving van de diensten of producten, inclusief de afgesproken prijzen. Je vermeldt of deze bedragen exclusief btw of inclusief btw zijn, zodat er geen misverstanden ontstaan. Vervolgens zet je de geldigheidsduur, de geplande start- en einddatum van de werkzaamheden en eventuele aanvullende afspraken op papier. Tot slot voeg je je algemene voorwaarden mee om de juridische basis te dekken.
Veel ondernemers gebruiken een offerte voorbeeld in Word of Excel om hun eigen documenten op te stellen. Dit is praktisch, omdat je eenvoudig de huisstijl kunt aanpassen met je logo en kleuren. Het is echter beter om geen Word-document te versturen, omdat de opmaak dan kan veranderen bij de ontvanger. Je kunt er ook voor kiezen om offertes als PDF te versturen. Dat oogt niet alleen professioneler, maar voorkomt ook dat de klant per ongeluk aanpassingen in het document maakt.
Door een vast offerte voorbeeld of sjabloon te gebruiken, werk je sneller en consistenter. Met een vast sjabloon kun je eenvoudig zelf een professionele offerte maakt, waardoor je professionaliteit uitstraalt en al je offertes er hetzelfde uitzien. Zo wek je vertrouwen bij de klant en vergroot je de kans dat jouw voorstel wordt geaccepteerd.
Een offerte opstellen betekent ook dat je rekening houdt met de wettelijke verplichtingen. Het is handig om offertes direct te verwerken in je boekhouding, zodat je administratie altijd up-to-date en overzichtelijk blijft. Met een online boekhoudprogramma kun je het opstellen en beheren van offertes automatiseren, waardoor je administratieve processen efficiënter verlopen en eenvoudig te koppelen zijn aan andere onderdelen van je boekhouding. Een offerte is namelijk meer dan een informatief document; zodra de klant het voorstel accepteert, ontstaat er een juridisch bindende overeenkomst. Daarom is het belangrijk dat je offerte altijd de juiste gegevens en voorwaarden bevat.
Een professionele offerte bevat minimaal de bedrijfsgegevens, het KvK-nummer en je btw-nummer. Ook de gegevens van de klant moeten duidelijk vermeld staan. Daarnaast is een heldere omschrijving van de diensten of producten verplicht om te voorkomen dat de afspraken later ter discussie staan. Vermeld ook de geldigheidsduur van de offerte, zodat duidelijk is hoe lang de klant het aanbod kan accepteren.
Een veelgemaakte fout is dat ondernemers vergeten hun algemene voorwaarden mee te sturen. Juist deze voorwaarden bieden je juridische bescherming. Hierin leg je afspraken vast over betaling, garantie, aansprakelijkheid en de afhandeling van eventuele geschillen. Door ze standaard bij elke offerte te voegen, weet de klant precies waar hij aan toe is en sta jij sterker mocht er een conflict ontstaan.
Een offerte is pas geldig als alle verplichte gegevens aanwezig zijn én de klant de kans heeft gehad om de inhoud goed te lezen. Zodra de klant de offerte ondertekent of schriftelijk akkoord geeft, ontstaat er een bindende overeenkomst. Zorg er daarom voor dat je offertes altijd compleet en correct zijn opgesteld, zodat er geen ruimte is voor discussie.
Een van de meest gemaakte fouten bij het opstellen van een offerte is onduidelijkheid over de btw. Zet je prijzen inclusief btw of exclusief btw in je document? Het antwoord hangt af van je doelgroep en de afspraken die je maakt, maar één ding is zeker: je moet altijd expliciet vermelden hoe de bedragen zijn opgebouwd.
Werk je vooral met zakelijke klanten, dan is het gebruikelijk om bedragen exclusief btw te vermelden. Bedrijven kunnen de btw immers terugvorderen via hun aangifte, waardoor het bedrag zonder btw voor hen relevanter is. Vermeld wel altijd duidelijk het btw-percentage en het totaalbedrag inclusief btw, zodat er geen misverstanden ontstaan.
Richt je je op particuliere klanten, dan moet je prijzen altijd inclusief btw tonen. Voor consumenten geldt de prijs inclusief btw als eindbedrag dat ze daadwerkelijk moeten betalen. Een offerte die alleen exclusief btw vermeldt, kan bij particulieren leiden tot wantrouwen of zelfs klachten bij de Belastingdienst of ACM.
Het beste is om in je offerte beide bedragen te vermelden: zowel exclusief btw als het totaal inclusief btw. Zo bied je volledige transparantie en voorkom je dat klanten verrast worden door een hoger bedrag op de uiteindelijke factuur. Vergeet niet dat je btw-nummer verplicht op de offerte moet staan, zodat de klant de juistheid van de btw kan controleren.
Een goede offerte eindigt niet bij het opstellen. Het is belangrijk om de offerte snel en professioneel te verstuur naar de klant, bijvoorbeeld als pdf per e-mail, zodat je efficiënt en officieel communiceert. Minstens zo belangrijk is hoe je de offerte daadwerkelijk verstuurt en wat je daarna doet. De manier waarop je dit aanpakt, kan het verschil maken tussen het binnenhalen of verliezen van een nieuwe klant.
De meeste ondernemers sturen hun offerte per e-mail, vaak als PDF-bestand. Dit oogt professioneel, voorkomt dat de klant het document zelf aanpast en zorgt ervoor dat de offerte makkelijk bewaard kan worden. Zorg dat je in de mail een korte begeleidende tekst toevoegt waarin je de offerte introduceert en verwijst naar de volgende stappen. Een klant voelt zich sneller serieus genomen als je duidelijk uitlegt wat hij kan verwachten.
Na het offerte versturen is opvolging cruciaal. Wacht je passief af, dan loop je het risico dat de klant in de tussentijd een voorstel van de concurrent accepteert. Plan daarom altijd een moment om na enkele dagen of weken contact op te nemen. Vraag of de klant de offerte heeft ontvangen, of er nog vragen zijn en of je extra uitleg kunt geven. Zo laat je zien dat je betrokken bent en vergroot je de kans dat jouw voorstel wordt geaccepteerd.
Het komt regelmatig voor dat een opdrachtgever niet reageert op een offerte. Laat je hierdoor niet ontmoedigen. Door vriendelijk door te vragen of er nog onduidelijkheden zijn, toon je professionaliteit. Soms is het budget van de klant veranderd, of heeft hij simpelweg meer tijd nodig om een beslissing te nemen. Door actief te blijven in de communicatie, houd je de deur open voor een toekomstige samenwerking of een volgende opdracht.
Hoewel veel ondernemers regelmatig offertes sturen, worden er nog vaak fouten gemaakt die leiden tot onduidelijkheid of zelfs verlies van een nieuwe klant. Bij het opstellen van een offerte mag je deels op eigen inzicht vertrouwen, maar het is verstandig om ook advies en ervaringen van andere ondernemers te gebruiken om veelgemaakte fouten te voorkomen. Door deze valkuilen te vermijden, maak je een veel professionelere indruk en vergroot je de kans dat jouw voorstel wordt geaccepteerd.
Een van de meest gemaakte fouten is een offerte die te summier is. Als de omschrijving van de werkzaamheden te vaag is, kan de klant achteraf claimen dat iets niet inbegrepen was. Door duidelijk te specificeren wat wel en niet onderdeel is van de opdracht, voorkom je misverstanden en discussies.
Een andere fout is dat prijzen niet duidelijk worden aangegeven als exclusief btw of inclusief btw. Dit zorgt vaak voor verwarring en kan leiden tot irritatie bij de klant. Ook vergeten ondernemers regelmatig hun algemene voorwaarden mee te sturen, terwijl juist daar de afspraken over betaling, garantie en aansprakelijkheid in staan.
Soms ziet een offerte er rommelig uit, bijvoorbeeld doordat er verschillende lettertypes zijn gebruikt of er geen vaste structuur is. Een klant kan dit zien als een gebrek aan professionaliteit. Gebruik daarom altijd een vast offerte voorbeeld of sjabloon in je eigen huisstijl, zodat elke offerte er verzorgd en betrouwbaar uitziet.
Zelfs de beste offerte verliest zijn kracht als je niet op tijd opvolgt. Een klant die lang moet wachten op jouw reactie, voelt zich minder belangrijk en kiest sneller voor een concurrent. Door actief en tijdig contact te houden, laat je zien dat je betrokken bent en serieus met de samenwerking omgaat.
Een offerte is een schriftelijk voorstel waarin je beschrijft welke diensten of producten je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Zodra een klant de offerte accepteert, ontstaat er in principe een bindende overeenkomst.
Een voorbeeld offerte is een handig startpunt om je eigen documenten op te stellen. Je kunt werken met een offerte voorbeeld in Word of Excel en deze aanpassen aan je eigen huisstijl. Zorg er wel voor dat je alle verplichte gegevens toevoegt, zoals je KvK-nummer, btw-nummer en je algemene voorwaarden mee stuurt.
Een goede offerte eruit zien betekent dat alle onderdelen compleet en overzichtelijk zijn. Denk aan je bedrijfsgegevens, klantgegevens, een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden, prijzen inclusief of exclusief btw, een geldigheidsduur en je algemene voorwaarden.
In een offerte zet je minimaal: bedrijfsgegevens, klantgegevens, een omschrijving van de werkzaamheden, de prijsopgave, btw-vermelding, de looptijd van de offerte en de leveringsvoorwaarden. Zo weet de klant precies waar hij aan toe is en voorkom je discussies.
Een offerte kan door de klant schriftelijk of digitaal worden ondertekend. Vaak gebeurt dit tegenwoordig via e-mail of een digitaal handtekeningensysteem. Pas als de klant akkoord heeft gegeven, wordt de offerte een bindende overeenkomst.
Nee, een offerte is geen factuur. Een offerte is een voorstel vóórdat de opdracht wordt uitgevoerd. De factuur volgt pas nadat het werk is gedaan of de producten zijn geleverd en dient als betaalverzoek.
Een offerte is veel meer dan een opsomming van bedragen: het is jouw visitekaartje richting een nieuwe klant. Met een goede offerte laat je zien dat je professioneel werkt, helder communiceert en juridisch alles op orde hebt. Door je offerte opstellen zorgvuldig te doen – met alle verplichte gegevens, een duidelijke prijsopgave inclusief of exclusief btw, en je algemene voorwaarden mee – voorkom je discussies achteraf en vergroot je de kans dat je voorstel wordt geaccepteerd.
Het verschil tussen een klant die jouw offerte ondertekent en een klant die voor de concurrent kiest, zit vaak in details: een nette presentatie, een transparante uitleg van de kosten en een snelle opvolging nadat je de offerte verstuurt. Investeer daarom in een vast sjabloon of voorbeeld offerte, zodat al je documenten dezelfde professionele uitstraling hebben.
Wil jij zeker weten dat jouw offertes niet alleen professioneel, maar ook fiscaal en juridisch correct zijn? Doe de gratis ondernemerscheck bij Belastingscan en ontvang direct een advies op maat. Zo weet je precies hoe je je offertes moet opstellen, welke voorwaarden je moet toevoegen en hoe je jouw bedrijf vanaf het begin goed inricht.
👉 Start de gratis ondernemerscheck en zet vandaag nog de stap naar meer succes met jouw offertes.
Coen is oprichter van Belastingscan en fiscalist met een passie voor technologie. Hij helpt particulieren, ondernemers en DGA’s om helder inzicht te krijgen in hun fiscale situatie.
