Het stappenplan voor KVK inschrijven: start je onderneming correct

Wil je een eigen bedrijf beginnen? Dan hoort een inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK) erbij. Of je nu een eenmanszaak, vof of bv opricht, zonder een inschrijving mag je officieel geen zakelijke activiteiten uitvoeren. In deze gids leggen we stap voor stap uit hoe je je inschrijft bij de KVK, welke documenten je nodig hebt, wat de kosten zijn en waar je op moet letten om je onderneming direct goed van start te laten gaan.

Of je nu net begint of al plannen maakt om binnen een paar maanden te starten, met dit stappenplan regel je je inschrijving makkelijk en snel.

Belangrijkste punten over het inschrijven bij de KvK in 2025

1. Je moet je uiterlijk één week voor of na de start van je onderneming inschrijven bij de KVK.
2. Het kiezen van een bedrijfsnaam en rechtsvorm is essentieel voor een correcte inschrijving.
3. Voor de inschrijving betaal je een eenmalige vergoeding van € 82,25.
4. Een correcte inschrijving is verplicht om te kunnen deelnemen aan het economische verkeer en om een btw-nummer te krijgen.
5. Na inschrijving ontvang je een KVK-nummer dat verplicht is op facturen, websites en zakelijke communicatie.
6. Regelmatige controle en bijwerken van je gegevens in het Handelsregister is noodzakelijk om boetes en fouten te voorkomen.

Wanneer moet je je inschrijven bij de KVK?

Als je een onderneming start, moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KVK) zodra je voldoet aan de voorwaarden voor ondernemerschap. Dit betekent onder andere dat je zelfstandig producten of diensten aanbiedt met de bedoeling winst te maken.

Je kunt je op drie momenten inschrijven bij de KVK:

• Uiterlijk één week nadat je bent gestart met je bedrijf.
• Tot één week vóór de start van je bedrijf.
• Of eerder als je al eerder zakelijke activiteiten voorbereidt.

Een inschrijving is verplicht om je onderneming officieel te registreren en deel te nemen aan het economische verkeer. Zonder inschrijving kun je geen btw-aangifte doen, geen zakelijke overeenkomsten afsluiten en loop je het risico op boetes van de Belastingdienst.

Voorbereiding op inschrijving

Bedenk een bedrijfsnaam

Een goede voorbereiding is essentieel voordat je je gaat inschrijven bij de KVK. Allereerst moet je een bedrijfsnaam bedenken. Deze naam moet aansluiten bij de activiteiten die je gaat uitvoeren en mag geen verwarring scheppen met bestaande handelsnamen. Zorg ervoor dat de naam uniek is en een professionele indruk maakt, want je bedrijfsnaam is een belangrijk visitekaartje naar klanten en leveranciers.

Kies een rechtsvorm

Daarnaast kies je een passende rechtsvorm, zoals een eenmanszaak, vof of bv. De juiste keuze hangt af van jouw persoonlijke situatie, bijvoorbeeld of je alleen werkt of samen met anderen onderneemt. Ook de aansprakelijkheid en fiscale gevolgen verschillen per rechtsvorm, dus het is verstandig om je hierin goed te verdiepen voordat je een keuze maakt.

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je je soepel kunt inschrijven en voorkomt dat je later tegen problemen aanloopt. Zodra je bedrijfsnaam en rechtsvorm duidelijk zijn, ben je klaar om het inschrijfformulier in te vullen en een afspraak te maken bij de KVK.

Inschrijving bij de KVK

Vul het inschrijfformulier in en maak een afspraak

Om je onderneming correct te starten, moet je je inschrijven bij de KVK. Dit doe je door online het inschrijfformulier van de Kamer van Koophandel in te vullen. Zorg ervoor dat je de volgende gegevens bij de hand hebt:

• Contactgegevens en adresgegevens van je bedrijf
• Een omschrijving van je bedrijfsactiviteiten
• De branche waarin je gaat ondernemen

Na het invullen van het formulier moet je een afspraak maken bij de KVK om je inschrijving te bevestigen en je KVK-nummer te ontvangen.

Neem de huurovereenkomst van je bedrijfspand mee

Vestig je je bedrijf in een bedrijfspand? Neem dan je huurovereenkomst mee naar de afspraak. Is deze nog niet getekend? Dan kun je een intentieverklaring van bijvoorbeeld je makelaar meenemen.

Het is belangrijk om alle juiste documenten mee te nemen, zodat je inschrijving in het Handelsregister zonder problemen verloopt. Zonder de juiste papieren kan de KVK je inschrijving niet verwerken en kun je nog geen deel nemen aan het economische verkeer.

Kosten en gevolgen

Kosten voor inschrijving bij KVK

Voor de inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK) betaal je een inschrijfvergoeding van € 82,25. Dit bedrag geldt voor alle ondernemers, ongeacht de rechtsvorm van de onderneming.

Je kunt betalen door de QR-code op de factuur te scannen met de camera van je mobiele telefoon of een QR-app. Contante betalingen of overboekingen zijn niet mogelijk.

Het is belangrijk om deze kosten tijdig en correct te voldoen, zodat je inschrijving wordt voltooid en je een KVK-nummer ontvangt. Zonder een officiële inschrijving kun je geen zakelijke overeenkomsten aangaan en wordt je bedrijf niet erkend in het economische verkeer.

Gevolgen van niet-inschrijven

Als je je onderneming niet inschrijft bij de KVK, kan dit ernstige gevolgen hebben. Je bent verplicht om jezelf in te schrijven in het Handelsregister als je een onderneming start. Doe je dit niet, dan kan dit leiden tot boetes en andere sancties.

Daarnaast kan het ontbreken van een officiële inschrijving je geloofwaardigheid bij klanten en leveranciers ernstig schaden. Zonder registratie kun je geen btw-aangifte doen, geen belastingvoordelen benutten en beperk je de groeimogelijkheden van je onderneming. Een correcte inschrijving is dus essentieel voor een professionele en succesvolle start.

Handelsregister en KVK-nummer

Wat staat er in het Handelsregister?

In het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK) worden belangrijke gegevens van jouw onderneming vastgelegd. Denk hierbij aan:

• De naam en contactgegevens van je bedrijf.
• De functionarissen en tekenbevoegden.
• De branche waarin je actief bent, geregistreerd volgens de Standaard Bedrijfsindeling (SBI) van het CBS.

Deze gegevens zijn openbaar en kunnen worden ingezien door andere bedrijven, instanties en particulieren. Daarom is het belangrijk om altijd te zorgen voor een correcte en actuele registratie. Een juiste inschrijving helpt bij het opbouwen van vertrouwen en professionaliteit in het economische verkeer.

Wat is een KVK-nummer?

Zodra je onderneming officieel is ingeschreven, ontvang je een KVK-nummer. Dit is een uniek achtcijferig nummer dat aantoont dat jouw bedrijf rechtmatig deelneemt aan het economische verkeer.

Het KVK-nummer moet je verplicht vermelden op:

• Facturen
• Offertes
• Websites
• Zakelijke correspondentie

Een correct gebruik van je KVK-nummer voorkomt verwarring en versterkt de betrouwbaarheid van je bedrijf richting klanten, leveranciers en de Belastingdienst.

Economische verkeer en btw-aangifte

Waarom inschrijven bij de KVK essentieel is

Als je niet bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK), kun je geen btw-aangifte doen bij de Belastingdienst. Zonder inschrijving mag je:

• Geen btw in rekening brengen aan klanten.
• Geen btw aftrekken van zakelijke kosten.
• Geen gebruik maken van fiscale voordelen die gelden voor ondernemers.

Dit kan directe gevolgen hebben voor de inkomsten van je onderneming. Je loopt risico op verlies van inkomsten, administratieve problemen én het verlies van vertrouwen bij klanten en leveranciers.

Een officiële inschrijving bij de KVK is dus niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook essentieel om:

• Zakelijke overeenkomsten rechtsgeldig aan te gaan.
• Persoonsgegevens correct te verwerken voor de Belastingdienst.
• Volwaardig deel te nemen aan het economische verkeer.

Door je onderneming correct en tijdig in te schrijven, zorg je ervoor dat je professioneel kunt opereren en dat je profiteert van alle voordelen die ondernemers in Nederland hebben.

Controle en onderhoud

Houd je gegevens bij de KVK actueel

Na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK) stopt het proces niet. Als ondernemer ben je verplicht om wijzigingen in je bedrijfsgegevens tijdig door te geven. Denk hierbij aan:

• Een nieuw vestigingsadres.
• Een wijziging in de bedrijfsactiviteiten.
• Een nieuwe rechtsvorm zoals het overstappen van een eenmanszaak naar een bv.
• Verandering van tekenbevoegden of bestuurders.

Door regelmatig je registratie te controleren en wijzigingen direct te melden, zorg je ervoor dat je onderneming:

• Rechtsgeldig blijft.
• Betrouwbaar overkomt naar klanten en leveranciers.
• Voldoet aan de wettelijke verplichtingen rondom het Handelsregister.

Het niet doorgeven van wijzigingen kan leiden tot boetes of problemen bij zakelijke transacties. Daarnaast kunnen verkeerde gegevens in het Handelsregister een verkeerd beeld schetsen van jouw onderneming.

Een goede gewoonte is om minimaal één keer per jaar je gegevens te controleren, bijvoorbeeld aan het begin van het nieuwe kalenderjaar of bij het afsluiten van je boekjaar.

Conclusie

Een correcte en tijdige inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK) is essentieel voor een goede start als ondernemer. Door een duidelijke bedrijfsnaam te kiezen, de juiste rechtsvorm te bepalen en je bedrijfsgegevens volledig en correct aan te leveren, leg je een stevig fundament voor je onderneming.

Daarnaast is het belangrijk om je KVK-nummer correct te gebruiken in je communicatie, deel te nemen aan het economische verkeer en regelmatig je gegevens in het Handelsregister te controleren. Zo blijf je voldoen aan je wettelijke verplichtingen en voorkom je problemen of sancties.

Door deze stappen zorgvuldig te volgen, maak je een professionele indruk, bouw je vertrouwen op bij klanten en leveranciers, en vergroot je de kans op een succesvolle en duurzame onderneming.